Ilmoitukset tietokantaan
Kaikki Suomeen toisesta jäsenvaltiosta saapuneet hevoseläimet sekä ne Suomessa syntyneet hevoseläimet, joille on myönnetty tunnistusasiakirja jossain toisessa jäsenvaltiossa, tulee ilmoittaa tietokantaan Suomessa tunnistusasiakirjan tietojen tallentamista varten. Ilmoituksen tekee hevoseläimestä vastaava toimija. Rekisteröityjen hevoseläinten osalta ilmoitukset tehdään kunkin rodun kantakirjaa pitävälle yhteisölle, jotka toimivat myös Ruokaviraston valtuuttamina hevoseläinten tunnistamista hoitavina tahoina, tai Suomen Hippokselle, joka vastaanottaa myös muiden kuin rekisteröityjen hevoseläinten ilmoitukset. Tietoja säilytetään tietokannassa vähintään 35 vuotta tai ainakin 2 vuoden ajan hevoseläimen kuolemasta.
Ilmoitusta varten hevoseläimestä vastaavan toimijan tulee lähettää tunnistusasiakirja valtuutetulle taholle tietojen kirjaamista varten. Ilmoitukset tulee tehdä 7 päivän kuluessa siitä, kun eläin on tuotu maahan toisesta jäsenvaltiosta ja saapunut pitopaikkaan, jossa sitä tavanomaisesti pidetään. Ilmoittamisvaatimus ei kuitenkaan koske siitosoreja, jotka on tuotu maahan pelkästään lisääntymiskauden ajaksi, tai siitostammoja, jotka ovat jäsenvaltiossa astutusta varten enintään 90 päivän ajan, tai hevoseläimiä, jotka ovat maassa kilpailuihin tai koulutukseen osallistumista varten enintään 90 päivän ajan.
Kun toisessa jäsenvaltiossa sijaitseva jalostusjärjestö myöntää tunnistusasiakirjan Suomessa syntyneelle eläimelle, se toimittaa tunnistusasiakirjan ensin valtuutetulle taholle Suomessa, joka tallentaa tunnistusasiakirjan tiedot tietokantaan ennen asiakirjan toimittamista edelleen eläimen pitäjälle.
Tietokantakirjaus on maksullinen, ja sen hinnasta on säädetty maa- ja metsätalousministeriön asetuksella. Hinta löytyy Ruokaviraston hinnastosta. Lisätietoa tietokantakirjausten laskutuksesta löytyy sivulta Tunnistamisen maksut.
Keskustietokanta
Suomeen on valmisteilla keskustietokanta, johon kaikkien Suomessa pysyvästi oleskelevien hevoseläinten eri tietokantoihin lakisääteisesti tallennetut tiedot kootaan. Käytännössä tämä tapahtuu siten, että Ruokaviraston valtuuttamat hevoseläinten tunnistamista hoitavat tahot lisäävät tiedot keskustietokantaan sen jälkeen, kun tunnistusasiakirjan tiedot on talletettu sen omaan tietokantaan. Eläintenpitäjältä tämä ei vaadi mitään toimenpiteitä.
Keskustietokantaan tullaan tallentamaan myös tieto, missä pitopaikassa kutakin hevoseläintä tavanomaisesti pidetään. Hevoseläinten pitäjiä tullaan ohjeistamaan ko. tiedon toimittamisesta viranomaiselle keskustietokannan valmistuttua. Toistaiseksi tietoa hevoseläimen sijainnista ylläpidetään pitopaikan toimijan omassa kirjanpidossa.
Keskustietokannan avulla voidaan saada yksittäisen hevoseläimen tunnistus- ja sijaintitietojen lisäksi myös koottua tietoa muun muassa siitä, kuinka monta hevosta Suomessa on pysyvästi, tai kuinka monta hevosta tuodaan maahan ja viedään maasta.