Elintarvikkeiden jäljitettävyyden hallinnassa, on tärkeätä ymmärtää ja esittää realistisesti se, mitä tapahtuu ja miten tapahtuu. Elintarvikkeiden jäljitettävyyden kuvaus on ensisijaisesti toimijaa ja sen toimintaa itseään varten. Toimijan pitää pystyä kertomaan ja esittämään, miten elintarvikkeiden jäljitettävyystiedot yrityksessä hallitaan tarvittaessa myös elintarvikevalvojalle. Tästä on apua mahdollisissa kriisitilanteissa kuten takaisinvedoissa. Elintarvikkeiden jäljitettävyystiedot ovat myös tärkeä osa elintarvikkeista kuluttajille annettavien tietojen hallintaa.
Kun hallitset nämä ja toimitat nämä tiedot myös asiakkaallesi, ovat jäljitettävyyden perusasiat varmasti kunnossa:
- elintarvikkeen nimi
- tarkka kuvaus elintarvikkeesta
- elintarvikkeen määrä
- sen elintarvikealan yrittäjän nimi ja osoite, joka on lähettänyt elintarvikkeen
- sen elintarvikealan yrittäjän nimi ja osoite, jolle elintarvike on lähetetty
- erän tai lähetyksen (tapauksen mukaan) yksilöivä viite
- lähetyspäivä (päivä.kuukausi.vuosi).
Muista myös nämä osana elintarvikkeiden jäljitettävyyttä:
- Tee aina vastaanottotarkastus eli tarkasta, että sinulle on lähetetty sitä elintarviketta, jota nimenomaisesti olet tilannut.
- Ota vastaanottamiesi elintarvikkeiden jäljitettävyystiedot ("lähetteet") aina talteen. Säilytä niitä tietyssä paikassa, jotta ne löytyvät helposti.
- Suunnittele ja toteuta yrityksellesi valmis lähetepohja. Se auttaa sinua myös varmistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot tulee aina toimitettua asiakkaallesi.
- Säilytä kopiot lähettämiesi elintarvikkeiden lähetteistä. Säilytä niitä tietyssä paikassa, jotta ne löytyvät helposti.
Jäljitettävyydestä säädetään monessa eri asetuksessa
Elintarvikkeiden jäljitettävyyteen liittyy paljon elintarvikeryhmäkohtaista erityislainsäädäntöä, joka sinun tulee tarvittaessa myös huomioida. Sinun kannattaa keskustella oman kuntasi elintarvikevalvonnan kanssa siitä, mikä erityislainsäädäntö mahdollisesti koskee juuri sinun toimintaasi.