HACCP-asiakirjoja ovat kaikki ne suunnitelmat ja ohjeet, jotka syntyvät HACCP-järjestelmää laadittaessa ja joilla ohjataan järjestelmän toteuttamista. HACCP-tallenteet ovat kirjauksia ja talletettua tietoa, jota syntyy HACCP-ohjelman toteuttamisessa.
HACCP-asiakirjoja ovat esimerkiksi
- tuotteittain tai tuotelinjoittain laaditut HACCP-ohjelmat,
- varmistetut vuokaaviot,
- tuotekuvaukset,
- seuranta- ja mittausohjeet,
- raaka-aineita ja tuotteita koskevat tiedot ja hyväksymiskriteerit.
Elintarvikeyrityksessä on sovittava, kuka asiakirjoja saa päivittää ja kuinka asiakirjojen uudet versiot otetaan käyttöön.
HACCP-järjestelmän tallenteita ovat erilaiset kirjaukset ja raportit, joita saadaan kriittisiin hallintapisteisiin liittyvistä mittauksista, korjaavista toimenpiteistä, todentamisesta ja validoinnista. Tallenteiden on oltava tunnistettavissa ja jäljitettävissä ja tehty niin, ettei niitä voi muuttaa.
HACCP-järjestelmässä syntyvät tallenteet on säilytettävä kaksi vuotta ja vähintään 6 kuukautta yli tuotteen myyntiajan.