Kaikissa kaupan vaiheissa, vähittäismyyntivaihetta lukuun ottamatta, tulee materiaalien ja tarvikkeiden mukana kulkea niiden vaatimustenmukaisuutta osoittavat asiakirjat. Kunkin kontaktimateriaalitoimijan on annettava ns. vaatimustenmukaisuusilmoitus seuraavalle toimijalle. Esim. kontaktimateriaalin valmistaja toimittaa vaatimustenmukaisuusilmoituksen maahantuojalle ja maahantuoja tukkujakelijalle. On tärkeää, että tuotteet ovat asiakirjojen perusteella jäljitettävissä. Vaatimustenmukaisuutta osoittavat asiakirjat pitää esittää kussakin toimitusketjun vaiheessa myös viranomaiselle, mikäli viranomainen niitä pyytää nähtäväkseen.
Siirry laatimaan vaatimustenmukaisuusilmoitusta
Vaatimustenmukaisuusilmoituksella on seuraavat kaksi päätavoitetta:
- Sillä vahvistetaan asiakkaalle, että tuote täyttää kehysasetuksessa 1935/2004 (EU) ja materiaalikohtaisessa lainsäädännössä säädetyt, materiaalia koskevat vaatimukset.
- Siinä annetaan asiakkaalle tarvittavat tiedot, jotta se voi varmistaa tai tarkistaa, että lopullinen tuote on asiaa koskevan lainsäädännön mukainen ja osaa käyttää sitä oikein.
Materiaalikohtaisissa erityislainsäädännössä on säädetty erikseen vaatimustenmukaisuusilmoituksesta keramiikalle, muoville, kierrätysmuoville, aktiivisille ja älykkäille materiaaleille ja tarvikkeille, regeneroidulle selluloosalle sekä bisfenoli A:ta sisältäville lakoille ja pinnoitteille.
Yleistä vaatimustenmukaisuusilmoituksesta (mukaeltu muoviasetuksen DoC-ohjeesta):
- Annettavien tietojen on oltava selkeitä eivätkä ne saa johtaa harhaan tai olla epävarmoja.
- Tietojen olisi liityttävä materiaalin tosiasialliseen koostumukseen eikä yksi vaatimustenmukaisuusilmoitus voi kattaa useita materiaaleja, joilla on erilainen koostumus ja siitä johtuvia huomattavia eroja materiaalin raaka-aineissa.
- Yksi vaatimustenmukaisuusilmoitus voi kuitenkin kattaa joitakin materiaalin tai tarvikkeen muunnelmia, joiden koko, muoto, paksuus tai väri taikka yhden tai muutaman ainesosan hankintalähde vaihtelee.
- Asiakirjassa on yksilöitävä sen kattaman tuoteperheen tuotteet ja ilmoitettava, mihin tuotteeseen niistä koko tuoteperheen vaatimustenmukaisuusilmoitus perustuu.
- Todistusasiakirjojen (esimerkiksi tutkimustulokset ja riskinarviointitulokset), joista ilmenevät valinnan perustelut, on oltava tarvittaessa viranomaisen saatavilla.
Vaatimustenmukaisuutta koskevat toimenpiteet
- Vaatimustenmukaisuusilmoitus ja materiaalin turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta riittävät tiedot vahvistavat toimijan toteuttamat vaatimustenmukaisuutta koskevat toimenpiteet.
- Mahdolliset vaatimustenmukaisuutta koskevat toimenpiteet riippuvat toimijan asemasta toimitusketjussa ja sen saatavilla olevista tiedoista.
- Jos vaatimustenmukaisuusilmoitukseen sisältyy yleinen vastuuvapauslauseke, se ei voi mitätöidä vaatimustenmukaisuusilmoituksessa esitettyjä yksityiskohtia.
- Vaatimustenmukaisuutta koskevat toimenpiteet kattavat riskinarvioinnin, jossa arvioidaan myös materiaaliin lisättyjen tai siinä tuotettujen tai esiintyvien aineiden vaarallisuus ja mahdollisuus siirtyä elintarvikkeeseen.
- Koska materiaalien valmistusprosessit ovat usein monimutkaisia, ei vaatimustenmukaisuutta koskevia toimenpiteitä voida tavallisesti toteuttaa yhdessä ainoassa vaiheessa.
- Esimerkiksi kemiallista koostumusta koskevat tiedot, tahattomasti lisättyjen aineiden, kuten epäpuhtauksien ja hajoamistuotteiden, esiintyminen, materiaalin käsittelyolot, elintarvikkeen koostumus, varastointi- ja kosketusolosuhteet eivät ole kaikki tiedossa toimitusketjun jokaisessa vaiheessa.
- Mahdollisimman tehokas tiedonvaihto on näin ollen ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan varmistaa lopullisen tarvikkeen vaatimustenmukaisuus.
- Edestakainen viestintä toimitusketjussa voi auttaa tunnistamaan merkitykselliset tiedot, joiden avulla tavarantoimittajat ja asiakkaat voivat toteuttaa asianmukaisesti omat vaatimustenmukaisuutta koskevat toimensa.
- Se myös lisää myös luottamusta eri toimijoiden välillä, mikä on lopputuotteen turvallisuuden kannalta oleellista.
Vaatimustenmukaisuusilmoituksen toimittaminen asiakkaalle
- Vaatimustenmukaisuusilmoitusta ei tarvitse välttämättä liittää fyysisesti tavaroihin eikä lähettää aina, kun asiakas saa uusintatilauksen samoista tavaroista.
- Se olisi sen sijaan toimitettava asiakkaalle joko paperimuodossa tai sähköisesti tai asiakkaan suostumuksella verkkosivustolta ladattavana.
- Vaatimustenmukaisuusilmoitusta on ajantasaistettava, jos lainsäädäntöön tehdään merkityksellisiä muutoksia ja/tai jos aineisiin tai materiaalin koostumukseen tai puhtauteen tulee muutos, joka vaikuttaa materiaalista annettuun vaatimustenmukaisuusilmoitukseen.
- Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle tällaisesta ajantasaistamisesta. Asiakkaalla ei ole oikeudellista velvoitetta pyytää ajantasaistamista, jos lainsäädäntöön tehdään muutoksia, mutta se on hyvä käytäntö.
- Vaatimustenmukaisuusilmoitus on esitettävä viipymättä elintarvikevalvontaviranomaiselle sitä pyydettäessä.
Suomessa velvollisuudesta laatia vaatimustenmukaisuusilmoitus kaikille kontaktimateriaaleille on ohjeistettu Ruokaviraston ohjeessa. Ohjeessa on kerrottu myös yleiset sisältövaatimukset ko. ilmoitukselle. Annettavien tietojen on oltava selkeitä eivätkä ne saa johtaa harhaan tai olla epävarmoja. Ruokaviraston ohjeen mukaan vaatimustenmukaisuusilmoitus tulisi päivittää vähintään kolmen vuoden välein, koska siinä ajassa lainsäädännössä on tapahtunut usein jo muutoksia ja myös tuotteiden valmistuksen raaka-aineet ovat saattanee muuttua. Kierrätysmuovin osalta vaatimustenmukaisuusilmoitus tulee olla aina eräkohtainen.