Hedelmien ja vihannesten kaupan pitämistä koskevia vaatimuksia on sovellettava kaikissa kaupankäynnin vaiheissa, myös tuonnissa ja viennissä. Säädökset ovat toimijaa velvoittavia. Tuotteiden haltija vastaa siitä, että hänen hallussaan olevat hedelmä- ja vihannesalan tuotteet ovat vaatimusten mukaisia. Toimijoiden vastuulla on välittää vaaditut tiedot muuttumattomina tuotteiden loppukäyttäjälle saakka.
Toimijan vastuulla on varmistua siitä, että merkinnät, kuten pakkausmerkinnät, myyntikyltit ja saateasiakirjat ovat asianmukaiset ja paikkansa pitävät. Tämä tarkoittaa säännöllistä laaduntarkkailua ja sen varmistamista, että tuotteista on ilmoitettu oikea laatuluokka. Tämä tarkoittaa myös esimerkiksi sitä, että eri alkuperämaista tulevia tuotteita ei tule sekoittaa irtomyyntituotteita myytäessä.
Toimijan, joka pakkaa, välittää, maahantuo ja markkinoi kasvisten kaupan pitämisen vaatimusten alaisia tuotteita, on kuuluttava Ruokaviraston kasvisten laadunvalvontarekisteriin.
Toimijan vastuu tuotteiden vaatimustenmukaisuudesta
Toimija ei saa myydä tai pitää kaupan hedelmiä tai vihanneksia, jos tuotteet eivät ole vaatimusten mukaisia. Toimijan on varmistettava tuotteet vastaanottaessaan, että tuotteiden laatu ja pakkausmerkinnät ovat kunnossa ja että tuotteet vastaavat pakkaukseen ja saateasiakirjaan merkittyä laatuluokkaa. Tässä kohtaa on hyvä muistaa säädösten vaatimus siitä, että kuluttajille on annettava riittävästi ja oikeaa tietoa tuoreiden hedelmien ja vihannesten alkuperämaasta, laatuluokasta ja tarpeen mukaan lajikkeesta ja, että kuluttajaa ei saa johtaa harhaan.
Avustus- ja tiedonantovelvollisuus
Toimija on velvollinen avustamaan tarkastuksen suorittamisessa. Hedelmä- ja vihannesalan toimijat ovat velvollisia antamaan tarkastusviranomaisille kaikki tiedot, jotka nämä katsovat tarpeellisiksi vaatimustenmukaisuustarkastusten tekemiseksi. Lisäksi toimijan velvollisuus on antaa tutkittaviksi kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, kuten myynti-, osto-, kirjanpito-, varastointi-, ja kuljetusasiakirjat.
Ilmoitusvelvollisuus (Rekisteröinti)
Kasvisten kaupan pitämisen vaatimusten alaisten tuotteiden viljely, pakkaaminen, välittäminen, markkinointi ja maahantuonti edellyttävät toimijalta kasvisten laadunvalvontarekisteriin kuulumista. Tuoreita kasviksia, tavalla tai toisella, myyvän tai myynnissä pitävän toimijan tulee kuulua elintarvikevalvontaviranomaisten ylläpitämään tietokantaan. Toimijan on ilmoitettava oman alueensa elintarvikevalvontaviranomaiselle tietokantaan merkitsemistä varten seuraavat tiedot: toimijan nimi, yhteystiedot, yritystunnus tai muu vastaava toimijan yksilöimiseen tarvittava tunnus, toimijan käsittelemien hedelmä- ja vihannestuotteiden lajit ja toiminnan laajuus. Tarvittaessa toimijan on ilmoitettava myös näitä tietoja koskevat muutokset.