Luomussa käytetään erilaisia asiakirjoja joilla varmistetaan tavarantoimittajan tai tuote-erän luomukelpoisuus. Kaikille pakollinen todistus valvontaan kuulumisesta on luomutodistus. Lisäksi tavaraerän mukana on oltava saateasiakirja, kuten lähetyslista tai rahtikirja. Maatalouden alkutuotannossa käytetään lisäksi vaatimuksenmukaisuusvakuutta, joka on tuottajan itsensä antama vakuus.
Lainsäädäntö edellyttää kaupankäynnissä vain luomutodistuksen ja saateasiakirjan varmentamista. Toimijoiden välisesti voidaan sopia myös muiden asiakirjojen, esimerkiksi vaatimuksenmukaisuusvakuuden tai päätöskopion toimittamisesta tuote-erän mukana tai kaupoista sovittaessa. Nämä ovat aina kauppakumppanien välisiä sopimuksia.
Luomutodistus eli liite XII
Kaikille luomuvalvonnassa oleville toimijoille annetaan vuosittaisen tarkastuksen jälkeen todistuksena valvontaan kuulumisesta luomutodistus eli asiakirjaselvitys. Siitä selviää toimija, toiminta ja tuotevalikoima. Luomutodistus on määräaikainen todistus. Ostajan tulee varmentaa myyjän voimassa oleva luomutodistus pyytämällä siitä itselleen kopion. Luomutodistusta ei voida käyttää todisteena yksittäisen tuotanto- tai tuote-erän luonnonmukaisuudesta.
Viljelijän antama vaatimuksenmukaisuusvakuus
Alkutuotannossa, eli kasvi- ja eläintuotannossa, on käytössä tuottajan itsensä antama todistus eli vakuus, siitä että kyseinen tilalta lähtevä tuote-erä tai teuraseläin on luomua. Tästä paperista käytetään nimitystä vaatimuksenmukaisuusvakuus. Sillä voidaan korvata alkutuotannossa myös saateasiakirja.
Vaatimuksenmukaisuusvakuus ei yksistään kelpaa todistukseksi tuottajan kuulumisesta luomuvalvontaan. Kun tuottaja toimittaa kerran asiakkaalle voimassaolevan luomutodistuksen, niin sen jälkeen tilalta lähtevien tuote-erien mukaan riittää viljelijän oma vakuus luomutodistuksen voimassaoloajan.
Tuotantotarkastusilmoitus
Toimija saa jokaisesta tehdystä tarkastuksesta ilmoituksen valvovalta viranomaiselta. Ilmoituksessa on kuvattu tarkastuksella havaitut puutteet.
Alkutuotannon ilmoitukset antaa paikallinen ELY-keskus. Ostajan kannalta tarkastusilmoitus on dokumentti jolla voidaan varmistua, ettei myyjälle ole tarkastuksen perusteella asetettu rajoituksia tuotteen myynnin osalta. Lakisääteistä vaatimusta tarkastusilmoituksen käyttämiselle kauppa-asiakirjana ei ole.
Ruokavirasto antaa elintarviketuotannon tuotantotarkastusilmoitukset. Niissä ei näy markkinointikiellot, joista annetaan erilliset markkinointikieltopäätökset.