Rekisterinpitäjä
Ruokavirasto
PL100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), kirjaamo@ruokavirasto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Satu Meririnne
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Mustialankatu 3, 00790 Helsinki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), hygieniapassi@ruokavirasto.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Hanna Westinen
PL100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriä pidetään elintarvikelain (297/2021) 19 §:n mukaisen hygieniapassin myöntämiseksi.
Rekisterin ylläpito perustuu elintarvikelain 79 §:n 4 momentin kohtaan 1 ja 80 § 4 momenttiin.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Rekisteriin tallentuu tiedot hygieniapassitestiin osallistuneiden henkilöiden nimestä sekä suomalaisesta henkilötunnuksesta tai syntymäajasta, hygieniapassitestin ajasta ja paikasta, testin läpäisystä ja hygieniapassin myöntämispäivämäärästä. Rekisteriin on tallentunut osasta henkilöistä tieto suoritetusta elintarvikealan tutkinnosta tai koulutuksesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot ovat hygieniapassitestaajan, joka on myöntänyt hygieniapassin, ilmoittamia tietoja. Kun testaaja myöntää hygieniapassin ja käyttää Ruokaviraston Hygieniapassi-tietojärjestelmästä olevaa rajapintaa Digi- ja väestötietovirastoon, tulee henkilön voimassa olevat nimitiedot rajapinnan kautta henkilötunnuksen perusteella.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti
Tietoja luovutetaan pyydettäessä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) pe-rusteella, jos pyydetty asiakirja on tullut julkiseksi. Ei-julkisten asiakirjojen luovuttaminen tapahtuu harkinnanvaraisesti.
Kun hygieniapassitestaaja tilaa Hygieniapassi-tietojärjestelmän kautta hygieniapassin, luovuttaa Ruokavirasto henkilön tietoja painotaloon, joka painaa hygieniapassit.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Ruokaviraston määräyksen hygieniaosaamisesta mukaan hygieniapassitestaajat ja joissakin tapauksissa Ruokavirasto säilyttävät paperiset asiakirjat, joiden perusteella ovat myöntäneet hygieniapasseja, viisi vuotta hygieniapassien myöntämishetkestä lähtien ja hylättyjä testilomakkeita kolme kuukautta testipäivästä eteenpäin. Asiakirjat tuhotaan, kun määräyksen mukainen arkistointiaika on täyttynyt.
Rekisteröityjen tietojen säilytysajat Hygieniapassi-tietojärjestelmässä on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Rekisteröityjen tiedot tallentuvat väliaikaisesti painotalon, joka painaa hygieniapassit, sähköiseen tietojärjestelmään. Tiedot tuhotaan 45 vuorokauden kuluttua siitä, kun tiedot ovat tulleet painoon.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Vain hygieniapassitestaajalla on pääsy omaan paperiseen asiakirja-arkistoon. Vain Ruokaviraston hygieniapassijärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla jäsenillä on pääsy Ruokavirastossa sijaitsevaan paperiseen asiakirja-arkistoon.
Rekisteröityjen tiedot suojataan sähköisessä Hygieniapassi-tietojärjestelmässä siten, että vain ylläpitäjällä ja Ruokaviraston hygieniapassijärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla jäsenillä on käyttöoikeus nähdä rekisterin sähköiset tiedot. Nämä henkilöt varmistetaan Hygieniapassi-tietojärjestelmässä oikeiksi vahvalla tunnistautumisella. Hygieniapassi-tietojärjestelmän ylläpitäjä pääsee Ruokaviraston pyynnöstä käsittelemään rekisteritietoja. Ylläpitäjä ottaa rekisterin tiedoista varmuuskopion joka päivä. Hygieniapassitestaajilla on käyttöoikeus nähdä rekisterin sähköiset tiedot henkilöistä, joille ovat myöntäneet hygieniapasseja viiden vuoden ajan siitä lähtien, kun ovat myöntäneet hygieniapassit. Hygieniapassitestaajat varmistetaan Hygieniapassi-tietojärjestelmässä oikeiksi vahvalla tunnistautumisella.
Rekisteröityjen tiedot suojataan painotalossa, joka painaa hygieniapassit, siten, että vain painotalon sähköiseen järjestelmään pääsyn oikeuttavilla henkilöillä on käyttöoikeus nähdä tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan.
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei toteuteta puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi on osoitteessa www.ruokavirasto.fi.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.