Käpyjen keräysten järjestäjän täytyy olla merkitty Ruokaviraston ylläpitämään metsänviljelyaineiston toimittajien rekisteriin. Toimijan on tehtävä Ruokavirastolle keräysilmoitus viimeistään kaksi viikkoa ennen keräyksen aloittamista. Käpyjen markkinoijan tulee huolehtia siitä, että kävyt kuljetetaan karistamolle suljetuissa säkeissä tai konteissa siten, että eri käpyerät eivät voi sekoittua keskenään. Eri lähtöisyysalueilta olevia käpyeriä ei saa karistaa samassa erässä. Kaikissa käpyerissä pitää olla kasvipassi ja käpyetiketti, jonka saa tulosteena MEVI-tietojärjestelmästä siemenkeräysilmoituksen hyväksymisen jälkeen.
Markkinoijan tulee pitää ostamistaan ja markkinoimistaan kävyistä tuotantokirjanpitoa, joka sisältää seuraavat tiedot:
- metsänviljelyaineiston toimittaja (nimi tai toiminimi)
- keneltä metsänviljelyaineistoerä on ostettu
- metsänviljelyaineiston määrä
- käpyetiketin tiedot
- tieto siitä, kenelle metsänviljelyaineistoerä on markkinoitu
- siementen tuleentumisvuosi (tuotantokirjanpitoa voidaan pitää tuleentumisvuosittain)
Tuotantokirjanpito on säilytettävä 10 vuotta.