Alla hästdjur som införts från en annan medlemsstat samt de hästdjur som är födda i Finland och för vilka har utfärdats identitetshandling i en annan medlemsstat, ska anmälas till databasen i Finland för registrering av uppgifterna i identitetshandlingen. Anmälningar av registrerade hästdjur görs till den sammanslutning som håller stambok för rasen i fråga och som även är auktoriserade utfärdande organ av identitetshandlingar i Finland, eller till Suomen Hippos, som även tar emot anmälningar om andra än registrerade hästdjur. Uppgifterna sparas i databasen i minst 35 år eller åtminstone i 2 år efter att hästdjuret har dött.
Identitetshandlingen ska skickas för anmälan till det utfärdande organet för registrering av uppgifter. Anmälningarna ska göras inom 7 dagar efter att djuret har införts från en annan medlemsstat och anlänt till sin vanliga anläggning. Anmälningskravet gäller dock inte avelshingstar som har införts enbart för betäckningssäsongen, ston som är baserade i medlemsstaten för betäckning under en period på högst 90 dagar eller hästdjur som är i landet för att delta i tävlingar eller träning under en period på högst 90 dagar.
När en avelsorganisation i en annan medlemsstat utfärdar en identitetshandling för ett djur som är fött i Finland, ska identitetshandlingen överlämnas till djurhållaren via ett auktoriserat organ i Finland, och organet registrerar samtidigt uppgifterna i handlingen i databasen.
Anmälan till databasen är avgiftsbelagd och om avgiften som tas ut för den föreskrivs i en förordning som jord- och skogsbruksministeriet utfärdat. Priset framgår i Livsmedelsverkets prislista. Mer information om fakturering av anmälan till databasen finns på sidan fakturering av identifiering.
Central databas
En central databas ska inrättas i Finland, i vilken uppgifter om alla hästdjur som vistas permanent i Finland som enligt lagstiftningskrav sparats i olika databaser ska samlas. I praktiken går det till så, att de organ som utfärdar identitetshandlingar meddelar uppgifterna till den centrala databasen efter uppgifterna i identitetshandlingen har registrerats i organets databas. Detta kräver inga åtgärder från djurhållarens sida.
I den centrala databasen registreras även uppgifter om vilka anläggningar för djurhållning hästdjur vanligen hålls på. När den centrala databasen är färdig, får hästdjurhållarna en anvisning om hur dessa uppgifter ska lämnas till myndigheten.
Med hjälp av den centrala databasen kan utöver identifieringsuppgifter för enskilda hästdjur även samlas uppgifter om bland annat hur många hästar som finns permanent i Finland eller hur många hästar som förs in i och ut ur landet.