Livsmedelsverket auditerade upphandlingen av analystjänster som lagts ut på entreprenad i utsedda officiella laboratorier sommaren 2023. Syftet med auditeringen var att utvärdera om kraven i tillsynsförordningen (EU 2017/625) uppfylls vid anskaffning av kontrakterade analystjänster från inhemska och utländska underleverantörslaboratorier samt att samla in information om utnämnande av underleverantörslaboratorier till officiella laboratorier.
Föremål för auditeringen var de officiella laboratorier som Livsmedelsverket utsett inom tillämpningsområdet för EU:s kontrollförordning (livsmedel, foder, djursjukdomar, animaliska biprodukter). Slakteriernas köttbesiktningslaboratorier deltog inte i auditeringen. Sammanlagt var det 17 laboratorier som skulle auditeras. Auditeringen genomfördes med en enkät (Webropol). Enkäten besvarades av 14 (82 %) laboratorier.
Förekomst av underleverans
Tolv laboratorier utnyttjar kontrakterade analystjänster i officiella undersökningar av livsmedel, foder och djursjukdomar. Två laboratorier utnyttjar inte underleveranser i ovan nämnda undersökningar, åtminstone inte på det sätt som definierats i auditeringen (regelbunden anskaffning av analystjänster från företag med olika FO-nummer).
Utnämnande av underleverantörslaboratorier och dess placering
Elva laboratorier skaffar analystjänster från finländska underleverantörslaboratorier och åtta laboratorier beställer analystjänster (utöver detta) från utländska underleverantörslaboratorier inom EU/EES-området. Ett laboratorium meddelade att det använder ett underleverantörslaboratorium i ett tredjeland. De utländska underleverantörslaboratorierna som respondenterna använde fanns oftast i Tyskland. Dessutom hade enskilda laboratorier ett underleverantörslaboratorium i Sverige, Danmark, Holland, Frankrike och Tjeckien. Från underleverantörslaboratoriet fås i allmänhet både mikrobiologiska och kemiska undersökningar (8/14).
Enligt artikel 37 i EU:s kontrollförordning ska de behöriga myndigheterna utse laboratorier som utför analyser, tester eller diagnoser av prover som tagits i samband med officiell övervakning eller andra officiella åtgärder. Enligt kommissionens meddelande från 2022 ska även de laboratorier där de officiella laboratorierna låter utföra undersökningar på underentreprenad utses till officiella laboratorier.
Utifrån auditeringen är alla underleverantörslaboratorier i Finland officiella laboratorier utsedda av Livsmedelsverket. Ett av de laboratorier som använde utländska underleverantörslaboratorier (8) hade ett eller flera underleverantörslaboratorier som inte har utsetts till officiella laboratorier.
Kriterier för underleverans
Alla 12 laboratorier som utnyttjar underleverantörer beskriver upphandlingsprocessen för kontrakterade analystjänster, kriterierna för upphandlingen samt processen för val av leverantör antingen i laboratoriets verksamhetssystem eller i en separat anvisning. I tio laboratorier beskrivs dessutom regelbunden uppföljning och bedömning av hur externa leverantörer och kriterier uppfylls.
I fem av tolv laboratorier har man genom avtal eller genom att som kriterium för upphandlingen ange underleverantörens förmåga att leverera prover eller stammar som tyder på fara till ett nationellt referenslaboratorium (Livsmedelsverket).
Leverans av prover som tyder på fara från underleverantörslaboratoriet till det nationella referenslaboratoriet
Enligt de nationella författningarna ska ett officiellt laboratorium utan dröjsmål underrätta Livsmedelsverket om undersökningsresultat som tyder på fara eller brott mot bestämmelserna och laboratoriet ska sända prover och/eller isolerade stammar som tyder på fara till ett nationellt referenslaboratorium.
I sju av tolv laboratorier har underleverantörernas förmåga att leverera prover eller stammar som tyder på fara inte säkerställts i avtalen eller upphandlingskriterierna.
Slutsatser
Utifrån svaren från auditeringen konstaterades två avvikelser. Avvikelserna gällde användningen av ett underleverantörslaboratorium i ett tredjeland och användningen av sådana underleverantörslaboratorier som inte är officiella utsedda laboratorier. Dessutom har flera laboratorier inte försäkrat sig om att stammar/prover som isolerats i officiella undersökningar som utförts i underleverantörslaboratorier har skickats tillbaka till Finland. På grund av avvikelserna kommer man att be om en tilläggsutredning från några laboratorier. Dessutom utreder Livsmedelsverket underleveranssituationen och överensstämmelse med kraven i de laboratorier som inte svarade på enkäten inom ramen för tidtabellen för auditeringen.
Mer information
Taija Rissanen, Ruokavirasto, fornamn.efternamn@ruokavirasto.fi, tel. 0505746308