Livsmedelsinspektörens handbok: Del 3

Anvisning/version: 2178/04.02.00.01/2024/1, ikraftträdande datum 20.1.2025

Handbokens delar 1–3

Handbokens framsida och innehållsförteckning

Del 1. Grunderna om livsmedelstillsyn

Del 2. Riskbaserad, regelbunden och verkningsfull tillsyn

Del 3. Att arbeta som livsmedelsinspektör

Del 3. Att arbeta som livsmedelsinspektör

3.1 Uppgifterna inom livsmedelstillsynen

Livsmedelstillsynen omfattar

• Tillsyn över egenkontrollen i livsmedels- och kontaktmaterialverksamhet
• Rådgivning till konsumenter och företagare
• Handläggning av registreringsanmälningar och godkännanden
• Handläggning av andra lagstadgade anmälningar
• Bedömning av tillförlitligheten
• Utredning av matförgiftningar
• Övrig tillsyn och offentlig verksamhet, till exempel tillsynsprogram, exportintyg.

3.1.1 Övervakning av egenkontrollen

Aktören ansvarar alltid för att verksamheten och produkterna stämmer överens med lagstiftningen. Detta säkerställer hen genom sin egenkontroll. Egenkontroll är riskhantering, där verktygen är stödsystemet och HACCP.

• Stödsystemet är en samling metoder med vilka aktören säkerställer livsmedelssäkerheten och efterlevnaden av lagstiftningskraven. Stödsystemet innehåller exempelvis företagens egna instruktioner, uppgiftslistor och dokumentation av gjorda åtgärder.
• HACCP, alltså Hazard Analysis and Critical Control Points, är ett system för förfaranden och dokumentation som utarbetats av organisationen för internationella livsmedelsstandarder Codex Alimentarius för identifiering av kritiska punkter i egenkontrollen inom livsmedelsbranschen och riskhanteringen i fråga om dessa. Alla livsmedelsföretag måste minst göra faroanalysen som ingår i HACCP. Om det inte finns några faror som måste hanteras krävs inte de övriga delområdena i HACCP.

När du utför en inspektion övervakar du just aktörens egenkontroll såväl inom primärproduktionen som i en livsmedelslokal och en virtuell livsmedelslokal samt inom exporttillsyn och tillsyn över kontaktmaterialverksamhet. Du kontrollerar hur aktören lyckas uppfylla de krav som ställs i lagstiftningen, med andra ord observerar du hur egenkontrollen fungerar i praktiken, hur den är planerad och hur den genomförs och följs upp.

I tillsynen är det väsentligt att fastställa huruvida man hittat alla relevanta faror, valt metoder som bevisligen fungerar för hanteringen av dem, lämpliga gränsvärden och fungerande uppföljningsförfaranden och huruvida lämpliga korrigerande åtgärder för hantering av riskerna genomförs.

Aktören kan lämna en beskrivning av egenkontrollen skriftligt, elektroniskt eller i vissa fall muntligt. Med anteckningarna om egenkontrollen kan aktören bevisa att egenkontrollen utförs.

Genom att observera verksamheten kan du under inspektionen bedöma hur egenkontrollen genomförs i praktiken. Dessutom kan du till exempel ta prov för myndighetens tillsyn eller göra mätningar eller andra stickprov för att säkerställa att kraven uppfylls.

Mer information om egenkontrollen och tillsynen över den finns på Livsmedelsverkets webbplats.

3.1.2 Rådgivning till konsumenter och företagare

Du ger rådgivning enligt förvaltningslagen i frågor som rör skötseln av förvaltningsärenden och hantering av ärenden med en myndighet. Du ger till exempel anvisningar om hur en aktör som planerar att bli livsmedelsföretagare kan göra en registreringsanmälan eller ansöka om godkännande för sin verksamhet, hur ansökan handläggs och vilka krav som gäller för personen.

Du kan endast ge rådgivning inom ramen för livsmedelsmyndighetens behörighet. Med andra ord kan du endast ta ställning till sådant som rör livsmedelstillsynen i ditt tillsynsområde. Du ska trots detta svara på alla slags förfrågningar om skötseln av ärenden och vid behov hänvisa personen till den myndighet till vars ansvarsområde ärendet hör.

Kommunala myndigheters rådgivningsskyldighet enligt 27 § i livsmedelslagen (297/2021) är mer omfattande än rådgivningsskyldigheten enligt förvaltningslagen. Detta betyder att rådgivningen också omfattar allmän information utan koppling till ett konkret förvaltningsärende. Som kommunal tjänsteinnehavare ger du rådgivning till livsmedels- och kontaktmaterialföretagare och konsumenter samt deltar enligt din enhets anvisningar i att ge information i frågor som hänför sig till tillämpningsområdet för livsmedelslagen. Rådgivningen kan exempelvis bestå av att du svarar på kommuninvånarnas eller aktörers frågor om livsmedel, även om det som frågan gäller inte är föremål för en inspektion just då.

För att tilliten till myndighetens objektivitet och neutralitet inte ska äventyras får din rådgivning dock inte sträcka sig bortom utredning och tolkning av innehållet i regler och föreskrifter. Exempelvis måste du anvisa att ytorna ska vara lätta att rengöra, eftersom detta krav finns i lagstiftningen. Du kan berätta vad som underlättar rengöringen (t.ex. slät, icke-porös yta), men du får inte rekommendera städföretag eller ge råd om vilket ytmaterial som bör väljas till en viss livsmedelslokal.

3.1.3 Bedömning av tillförlitligheten

En företagare som försummar sina skyldigheter får en omotiverad fördel jämfört med andra genom att undvika offentligrättsliga avgifter och försvårar genom sin verksamhet jämlik konkurrens till exempel genom att sälja sina produkter till ett billigare pris än andra eller med lögnaktiga påståenden. Det är också möjligt att en aktör som försummar sina offentligrättsliga skyldigheter även försummar kraven för tillförsäkrandet av livsmedelssäkerheten.

Enligt 7 § i livsmedelslagen (297/2021) ska en livsmedels- och kontaktmaterialföretagare vara tillförlitlig. Företagarens tillförlitlighet kan bedömas utifrån livsmedelssäkerheten eller ekonomiska omständigheter. En företagare anses inte vara tillförlitlig om företagaren

1. under tre år före bedömningen i sin verksamhet upprepade gånger har visat uppenbar likgiltighet för tryggandet av livsmedelssäkerheten, för iakttagandet av livsmedelsbestämmelserna och för konsumenternas säkerhet,
2. under tre år före bedömningen upprepade gånger eller i betydande grad har försummat sina registrerings-, rapporterings- och betalningsåtaganden i anslutning till skatter, lagstadgade pensions-, olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringsavgifter samt avgifter som Tullen tar ut, eller
3. enligt utmätning eller annan utredning är oförmögen att svara för sina skulder.

En livsmedels- och kontaktmaterialföretagares tillförlitlighet kan utredas och bedömas när som helst. För att klarlägga en företagares tillförlitlighet kan livsmedelstillsynsmyndigheten begära en fullgöranderapport om företagaren av Enheten för utredning av grå ekonomi vid Skatteförvaltningen. Detta görs via Livsmedelsverket.

Om företagaren inte uppfyller kravet på tillförlitlighet, och grunden för att företagaren inte anses vara tillförlitlig är till sin karaktär väsentlig och allvarlig och företagaren trots myndighetens föreläggande inte har rättat till ett missförhållande, kan godkännandet av livsmedelslokalen återkallas eller verksamheten avbrytas eller avslutas i enlighet med 60 eller 61 § i livsmedelslagen (297/2021).

3.1.4 Handläggning av registreringsanmälningar och ansökningar om godkännande

En primärproduktions-, livsmedels- eller kontaktmaterialföretagare ska i regel göra anmälan om sin verksamhet till den behöriga tillsynsmyndigheten för registrering av verksamheten senast fyra veckor innan verksamheten inleds eller ändras väsentligt.

Primärproducenter av groddar och de livsmedelslokaler som specificeras i förordning (EG) N:o 853/2004 som hanterar vissa livsmedel av animaliskt ursprung före detaljhandelsförsäljning ska ansöka om godkännande av livsmedelslokalen hos den behöriga tillsynsmyndigheten innan verksamheten inleds eller ändras väsentligt.

Du avgör ansökan om godkännande med ett förvaltningsbeslut eller lämnar ärendet för avgörande till livsmedelsmyndigheten, alltså i kommunen till din tillsynsenhets nämnd, om beslutanderätten inte har delegerats till dig som tjänsteinnehavare.

Vid registrering eller godkänd ansökan registrerar du uppgifterna om tillsynsobjektet i datahanteringssystemet Vati.

Bekanta dig närmare med Livsmedelsverkets anvisningar om registrerad och godkänd livsmedelsverksamhet samt primärproduktion och kontaktmaterialverksamhet.

Om verksamheten avbryts eller avslutas eller ändras väsentligt ska det också göras en anmälan till tillsynsmyndigheten. Det är viktigt att få information om avbrytande eller avslutande så att tillsynen inte planeras i onödan. Aktören kan oftast inte själv bedöma om en ändring av verksamheten är väsentlig, så det är bra om aktörerna meddelar ändringar med låg tröskel. På så sätt kan ni vid tillsynsenheten bedöma om aktören behöver göra en anmälan eller ansökan om en väsentlig ändring och dessutom kan ni bedöma om det finns behov av att ändra riskklassen och inspektionsfrekvensen.

Aktören kan göra anmälningarna elektroniskt i miljö- och hälsoskyddets elektroniska anmälningstjänst Ilppa. Gå igenom anmälan och skicka aktören ett intyg om handläggning av anmälan. Gör nödvändiga ändringar till Vati-uppgifterna eller inled ytterligare utredningar om detta behövs vid en väsentlig ändring.

Följ i hanteringen av dokument den arkiveringspraxis som gäller i din organisation och som din förman förklarar för dig.

Sätt dig också in i anvisningarna om Ilppa i Pikantti-extranätet (på finska) där de anmälningar som en aktör kan göra i tjänsten beskrivs.

3.1.5 Utredning av matförgiftningar

Lagstiftningen föreskriver vissa skyldigheter till aktörer inom livsmedelsbranschen och kommunala myndigheter när misstänkta matförgiftningsfall kommer till deras kännedom. Sätt dig in i Livsmedelsverkets anvisningar om situationer med hälsofara och matförgiftning.

Kommunen ansvarar för att utreda matförgiftningar i mångprofessionella utredningsarbetsgrupper i samarbete med hälsomyndigheter enligt vad som föreskrivs i lagen om smittsamma sjukdomar. Be att din förman ger dig en introduktion om hur utredningsarbetsgruppen i din region arbetar.

Inom livsmedelstillsynen görs anmälningar om misstanke och utredningar av livsmedelsburna och vattenburna epidemier till datasystemet för registrering av matförgiftningsepidemier, RYMY. RYMY är Livsmedelsverkets och Institutet för hälsa och välfärds (THL) gemensamma rapporteringssystem.

Konsumenter och aktörer kan via Ilppa-systemet anmäla förutom matförgiftningar även andra insjuknanden eller biverkningar, såsom allergiska symtom eller andra reaktioner eller olägenheter som orsakats av livsmedel.

3.1.6 Övrig tillsyn och annan offentlig verksamhet

Du kan läsa mer om livsmedelstillsyn och offentlig verksamhet i del 3 i den fleråriga nationella tillsynsplanen för livsmedelskedjan VASU som innehåller beskrivningarna av livsmedelstillsynens system.

I Finland genomförs olika lagstadgade nationella tillsynsprogram bland annat för att kartlägga förekomsten av zoonoser, främmande ämnen och restmängder av veterinärmedicinska läkemedel och bekämpningsmedel. I praktiken innebär detta att Livsmedelsverket skickar provtagningsbegäranden i anslutning till dessa. Proverna kan sedan tas i anslutning till den övriga tillsynen eller separat. I anslutning till de fynd som görs inom tillsynsprogrammen kan utredningsbegäranden komma till kommunala myndigheter. Zoonostillsynsprogram genomförs också som en del av egenkontrollen och genomförandet av dem övervakas på samma sätt som den övriga egenkontrollen.

En aktör kan begära exportintyg från livsmedelstillsynen, om myndigheterna i destinationslandet kräver detta. Fråga din chef vem i organisationen som ansvarar för beviljandet av exportintyg.

Centralmyndigheter eller internationella myndigheter kan skicka via Livsmedelsverket begäranden om inspektion exempelvis i anslutning till en aktuell inspektionshändelse, såsom en tillbakadragning.

I slakterier och vilthanteringsanläggningar är köttbesiktning en väsentlig del av köttets säkerhets- och kvalitetskontroll. Detta utförs dagligen av Livsmedelsverkets officiella veterinärer (besiktningsveterinär) och officiella assistenter.

ATP-konventionen är en överenskommelse om internationell transport av lättfördärvliga livsmedel och om specialutrustning för sådan transport. Som livsmedelsinspektör övervakar du transporter enligt ATP-konventionen som en del av tillsynen över livsmedelsföretagare.

3.2 Att förbereda, genomföra och journalföra en inspektion

3.2.1 Förberedelser inför inspektionen

1. Bekanta dig före inspektionen med objektet med hjälp av materialet som finns tillgängligt. Det är fördelaktigt att sätta sig in i företaget, dess verksamhet, produkter, tillsynshistoria, de anmälningar som aktören har gjort till tillsynen om sin verksamhet och sina produkter, tidigare fastställda brister och informationen om företaget på internet, till exempel egenkontrollens dokument, HACCP, faroanalyser, processdiagram, VATI-uppgifter, Tullens tillsynsresultat i Pikantti.
2. Kontrollera om aktörens och objektets Vati-uppgifter behöver uppdateras. Exempelvis är det bra att kontrollera aktörens FO-nummer i början av inspektionen: kontrollera om FO-numret i VATI stämmer överens med FO-numret i handelsregistret. Kontrollera numret också av aktören under inspektionen.
3. Du kan be av aktören information före inspektionen. I synnerhet om det handlar om ett nytt tillsynsobjekt är bland annat en planritning, processdiagram och faroanalysen användbara dokument, om tillsynsenheten ännu inte har dessa. Överväg när och hur du ber om informationen i förväg, eftersom förfrågan avslöjar till aktören att en inspektion är på gång. Som princip, berätta inte när du avser utföra inspektionen.
4. Välj bedömningsanvisningarna som ska användas på inspektionen: Oiva-bedömningsanvisningar RL = registrerad livsmedelsverksamhet eller GL = godkända livsmedelslokaler eller bedömningsanvisningar för primärproduktion eller kontaktmaterialverksamhet.
5. Välj sakerna som ska kontrolleras under inspektionen och tillsynsmetoderna: Planera vilka sakhelheter och rader som ska kontrolleras samt de enskilda funktioner, produkter, dokument med mera som behövs för att kontrollera dem. Välj lämpliga tillsynsmetoder för inspektionen. I handbokens avsnitt 2.4 kan du läsa mer om hur du väljer inspektionsmetoden riskbaserat.
6. Sätt dig in i sakerna som ska kontrolleras: Lagstiftning, Livsmedelsverkets anvisningar och Oiva-bedömningsskalor.
7. Planera tidpunkten för inspektionerna, men gör dem i första hand utan föranmälan. Enligt kontrollförordningen bör kontrollerna i regel utföras utan föranmälan för att de offentliga kontrollernas verkningsfullhet inte ska äventyras vid verifieringen av efterlevnaden. Oärlig verksamhet avslöjas bättre vid ett oanmält besök, liksom även huruvida verksamheten är enligt författningar även när inspektören inte är på plats. Föranmälan ska endast göras när det finns en välgrundad anledning till detta. Exempelvis ett långt avstånd till tillsynsobjektet är inte en sådan anledning. I praktiken kan du bli tvungen att föranmäla inspektionen till exempel för att säkerställa att en person som är relevant med tanke på inspektionen är på plats eller att en viss verksamhet är i gång när du kommer, såsom när du gör den första inspektionen i en livsmedelslokal. Även då är det bra att meddela om inspektionen med så kort varsel som möjligt. I inspektionsberättelsen ska det dokumenteras varför inspektionen gjordes med föranmälan.

3.2.2 Utförande av inspektionen

Inspektionens syfte är att ta reda på om aktörens egenkontroll är tillräcklig för att hantera riskerna. Under inspektionen verifierar du stickprovsartat med hjälp av dina observationer och genom att granska aktörens bokföring huruvida aktören genomför egenkontrollen enligt planen och huruvida åtgärderna inom egenkontrollen är tillräckliga för att uppnå lagstiftningens syften.

Utför inspektionerna enligt tillsynsanvisningarna för att säkerställa att tillsynsverksamheten är riskbaserad och verkningsfull och att aktörerna behandlas jämlikt.

Utför inspektionerna i huvudsak som inspektionsbesök eller distansinspektioner. Du kan även utföra en inspektion som en dokumentinspektion om saken som ska kontrolleras kan verifieras enbart utifrån dokument. Se exempel på saker som ska kontrolleras i Livsmedelsverkets anvisningar. Allting kan inte kontrolleras på distans och verifieringen av vissa saker kräver ett besök till tillsynsobjektet. Inspektioner av servering, försäljning eller beredning av livsmedel eller tillverkning av kontaktmaterial kan inte enbart bestå av dokumentinspektioner, utan det är viktigt att tillsynsobjekten då och då kontrolleras även på plats medan verksamheten är i gång. Om det finns flera saker som ska kontrolleras kan en del av dem hanteras som dokumentinspektion, en del på plats vid tillsynsobjektet. Även i detta fall utarbetas bara en inspektionsrapport om inspektionen.

Utnyttja de tillsynsmetoder som du planerat för inspektionen (se avsnitt 2.4.4) och gör observationer under inspektionen med hjälp av dem. Kontrollera aktörens anvisningar och planer för egenkontrollen i fråga om de saker som du valt ut för att se huruvida aktören har upptäckt de risker som är förbundna med den aktuella saken och beaktat dem i tillräcklig omfattning i sina anvisningar och rutiner. Verifiera under inspektionen på plats eller på distans på stickprovsartat vid baserat på egenkontrollens registreringar och utfrågandet av aktören samt observationerna huruvida aktören har följt sina egna anvisningar och rutiner och om den konkreta verksamheten är tillräcklig för riskhanteringen. Inspektionen kan vid behov omfatta provtagning. Du kan också fotografera som stöd för anteckningarna.

Under inspektionen ska du bedöma och observera situationen just då. Det är inte alltid möjligt eller ens nödvändigt att kontrollera varje detalj.

Under inspektionen kan du beroende på situationen även bedöma saker som du på förhand inte hade planerat att kontrollera, till exempel om du upptäcker missförhållanden. Du ska alltid ingripa i allvarliga missförhållanden. Under inspektionens gång ska aktören eller aktörens representant ges information om inspektionens mål, eventuella missförhållanden som upptäckts och om fortsatta åtgärder. Du behöver dock inte berätta inspektionens resultat, alltså Oiva-bedömningen, under inspektionen, om du inte kan försäkra dig om den på en gång. Valet av vitsord kan i praktiken kräva att du kontrollerar något i lagstiftningen och anvisningar eller diskuterar tolkningen av författningar med en kollega. Berätta i detta fall ändå för aktören eller aktörens representant vad du har observerat och hur du ska återkomma i ärendet. Om det behövs kan du be aktören att lämna in dokument och tilläggsinformation inom en tidsfrist efter inspektionen.

När du har slutfört inspektionen och nödvändiga tilläggsutredningar efter den ska du välja vitsordet för sakerna som du kontrollerat baserat på observationerna under inspektionen, bedömningsanvisningarna och lagstiftningen och registrera vitsorden i datahanteringssystemet Vati.

3.2.3 Tillsynsjournalföring och offentliggörande av resultat

Du ska utan dröjsmål, alltså senast inom tio arbetsdagar, utarbeta en skriftlig inspektionsberättelse om all offentlig kontroll där inspektionens förlopp, sakerna som kontrollerades och de centrala observationerna som du gjort framgår. Dina observationer är det viktigaste underlaget för inspektionens resultat. Skriv alltid dina observationer i inspektionsberättelsen med en sådan precision att du vid behov kan återgå till dem under följande inspektioner och så att en läsare, till exempel en annan inspektör eller den instans som fattar beslut om tvångsmedel, ser vad som har bedömts och hur. Anteckna dina observationer i inspektionsberättelsen även i det fall att du konstaterar att det du har kontrollerat är som det ska (Oiva-bedömning A).

Du ska ange för aktören på vilken bestämmelse dina anmärkningar, uppmaningar eller krav grundar sig. Anteckna därför också den rättsliga grunden i inspektionsberättelsen.

När du antecknar observationerna och den rättsliga grunden omsorgsfullt i inspektionsberättelsen handlar du enligt ditt tjänstemannaansvar och säkerställer att dokumentationen är tillräcklig i det fall att man senare måste gå vidare i tillsynsfallet med administrativa tvångsmedel eller till domstol eller om man till exempel måste ge ett svaromål på aktörens överklagande. Samtidigt tryggar du din egen rättsskydd, när du kan bevisa vad din verksamhet som inspektör har grundat sig på.

Du ska dokumentera uppgifterna om tillsynsobjekten, observationerna som gjorts under inspektionen och tillsynsåtgärderna i datahanteringssystemet Vati. Dessa tillsammans bildar inspektionsberättelsen. Regelbundna inspektioner av livsmedelslokaler och uppföljningsinspektioner för dessa bildar i Vati utöver inspektionsberättelsen också den snävare Oiva-rapporten som är offentlig. Oiva-rapportens innehåll är formbunden. Du får mer information om utarbetandet av den från Livsmedelsverkets Oiva-föreskrift och anvisningar. Oiva-rapporten ersätter inte en omsorgsfullt utarbetad inspektionsberättelse, där du alltid ska anteckna vad du har kontrollerat och observerat, med andra ord på vilka grunder du har kommit fram till inspektionsresultatet.

Inspektionsberättelsen och Oiva-rapporten skickas till aktören via Vati på elektronisk väg. Oiva-rapporterna blir automatiskt offentliga på webbplatsen Oivahymy.fi senast inom tio dagar efter sändning av rapporten i Vati. Publiceringsdatumet står längst ner i Oiva-rapporten. Aktören ska dessutom offentliggöra Oiva-rapporterna på sin webbplats eller i någon annan kommunikationskanal som den använder och i sin livsmedelslokal, om den besöks av konsumenter.

3.2.4 Hänvisning till lagstiftningen

När du hänvisar till lagstiftning ska du så exakt som möjligt kontrollera var någonstans det finns bestämmelser om den aktuella frågan. Att bara hänvisa till en författning är sällan ändamålsenligt i tillsynen. Motivera alltid dina anmärkningar, uppmaningar och beslut om tvångsmedel genom att hänvisa till kraven i lagstiftning. I regel räcker det med att samla hänvisningarna till lagstiftningen till slutet av inspektionsberättelsen.

I officiella sammanhang hänvisas till författningar i regel med författningens fullständiga namn och årtal. Vissa EU-förordningar har väldigt långa namn och om det inte är ändamålsenligt att skriva ut det fullständiga namnet kan man enbart hänvisa till förordningens nummer, exempelvis så här: ”Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2017/625)”.

Beroende på vad ärendet gäller kan en hänvisning till lagstiftning preciseras genom att ange paragrafen eller till och med momentet, punkten eller underpunkten i paragrafen. I EU-lagstiftning motsvaras paragrafer av artiklar. I lagstiftning är paragraferna vanligtvis grupperade i kapitel, och i stora helheter har ännu kapitlen sammanställts i delar. En typisk hänvisning kan till exempel se ut på följande sätt:

• Enligt 15 § i livsmedelslagen (297/2021) ska företagaren dokumentera resultatet av egenkontrollen med tillräcklig precision.
• Livsmedelsinspektören ska granska resultaten från aktörens egenkontroll (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 2017/625, artikel 14.1).

3.2.5 Skyldighet att kontrollera och vidta åtgärder

När du misstänker eller delges en misstanke om bristande efterlevnad vid tillsynsobjektet måste du kontrollera saken för att kunna antingen bekräfta eller undanröja misstanken.

När du upptäcker att bestämmelser inte har efterlevts måste du försöka ta reda på hur, i vilken omfattning och varför detta har hänt. Detta kan du göra exempelvis genom att utfråga aktören och arbetstagare, granska dokument och registreringar samt begära ytterligare utredningar.

När du upptäcker missförhållanden har du som inspektör skyldighet att vidta tillsynsåtgärder för att avlägsna förhållanden som är i strid med livsmedelslagstiftning och minska riskerna för människornas hälsa.

Du måste avkräva aktören lämpliga åtgärder för att rätta till missförhållandet. Du måste genom tillsynsåtgärder säkerställa att aktören rättar till missförhållandet och förhindrar det i fortsättningen. När du fattar beslut om nödvändiga tillsynsåtgärder ska du beakta orsakerna till missförhållandet och den risk som det orsakar för att kunna anpassa tillsynsåtgärderna korrekt i förhållande till missförhållandet. När du anpassar tillsynsåtgärderna ska du också beakta aktörens tidigare efterlevnad eller om överträdelsen är återkommande. Du kommer ihåg att följa rättsprinciperna inom förvaltningen när du anpassar tillsynsåtgärderna.

För att kunna välja rätt angreppssätt som stöd för tillsynsåtgärderna ska du baserat på dina observationer och utredningar fundera på om den bristande efterlevnaden kan vara en följd av till exempel okunskap, okunnighet, slarv eller uppsåt. Om du till exempel vid utfrågning av aktören märker att hen inte förstår saken kan du vid sidan av de övriga tillsynsåtgärderna också ge hen lämplig rådgivning. Om aktören däremot exempelvis vägrar att lämna ytterligare utredningar som du har begärt kan det hända att du ganska snabbt måste gå vidare till uppmaningar, tvångsmedel och påföljdsavgift.

En livsmedelsföretagare måste kunna samarbeta med myndigheter i tillräcklig grad. Om en aktör vägrar att iaktta tvångsmedel finns det skäl att gå vidare till begäran om förundersökning.

3.2.6 Rådgivning

Rådgivning är ditt verktyg i tillsynen när det inte finns överträdelser av lagstiftningen men när information om lagkraven behövs.

Du kan ge rådgivning också i samband med andra tillsynsåtgärder, men när missförhållanden förekommer kan rådgivningen inte vara ditt enda verktyg.

Om det behövs måste du informera livsmedelsföretagaren om vilka regler och bestämmelser som gäller för hen och hur hen ska beakta dem i sin verksamhet.

Behovet av rådgivning och dess omfattning ska bedömas separat från fall till fall. Utgångspunkten är att alla tillräckligt tydliga och begripliga frågor och förfrågningar måste besvaras. Om ärendet inte hör till livsmedelsmyndighetens behörighet ska man försöka hänvisa kunden till den behöriga myndigheten.

3.2.7 Anmärkning

Du ska använda anmärkning när missförhållandena är lindriga och inte försämrar livsmedelssäkerheten. En anmärkning är på sätt och vis en påminnelse för aktören om att någon detalj inte uppfyller lagkraven och att man bör få ordning på saken.

Du dokumenterar anmärkningen och dess rättsliga grund alltid i inspektionsberättelsen.

3.2.8 Uppmaning

Uppmaningen är ditt verktyg när du upptäcker missförhållanden som försämrar livsmedelssäkerheten.

En uppmaning är ett krav på aktören att vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till missförhållandet. Uppmaningen är redan en något kraftigare administrativ åtgärd, men det handlar ännu inte om ett tvångsmedel. En uppmaning är inte bindande för aktören på samma sätt som exempelvis en föreskrift.

När du har gett en uppmaning gör du efter tidsfristen en uppföljningskontroll för att säkerställa att missförhållandet har rättats till.

Du antecknar alltid uppmaningen och dess rättsliga grund samt tidsfristerna i inspektionsberättelsen.

3.2.9 Administrativa tvångsmedel

Med de administrativa tvångsmedlen enligt livsmedelslagen (297/2021) förelägger eller förbjuder den behöriga myndigheten eller en tjänsteinnehavare till vilken behörighet har delegerats en verksamhet eller vidtar andra åtgärder som föreskrivs i livsmedelslagen för att säkerställa efterlevnad av lagstiftningen.

Användningen av administrativa tvångsmedel enligt livsmedelslagen innebär vanligtvis en begränsning av näringsfriheten eller egendomsskyddet.

Enligt förvaltningslagen ska myndigheten höra parten, med andra ord ska aktören innan ärendet avgörs ges tillfälle att framföra sin åsikt om ärendet och avge sin förklaring för omständigheter som kan inverka på hur förvaltningsärendet kommer att avgöras. Hörandet är en rättslig plikt som man endast får avvika från i de situationer som anges i lagen.

Om du försummar hörandet är förvaltningsbeslutet behäftat med fel, vilket innebär att besvärsmyndigheten häver det om parten överklagar beslutet. Var alltså noga med hörandet av parten och med att följa andra administrativa förfaranden så att de tvångsmedel som du använder inte faller på formalia.

Läs mer om användningen av administrativa tvångsmedel i Livsmedelsverkets anvisning på sidan Anvisningar och lagstiftning under rubriken Myndighetstillsyn.

3.2.10 Påföljdsavgift

En administrativ påföljdsavgift är en ekonomisk sanktion av straffkaraktär, som en myndighet kan påföra för överträdelser av vissa skyldigheter som särskilt nämns i livsmedelslagen. Vid bestämning av påföljdsavgiftens storlek ska du bedöma förfarandets art, skadlighet och upprepning.

En påföljdsavgift får inte påföras i en person som misstänks för samma gärning i en förundersökning, en åtalsprövning eller ett brottmål som behandlas i domstol eller den som har dömts för samma gärning genom en lagakraftvunnen dom. Om en påföljdsavgift har påförts en fysisk person, får en domstol inte döma ut ett straff för samma gärning.

Påföljdsavgiften är inte en bot som lämnas direkt över till aktören, utan ärendet går vidare via det sedvanliga förfarandet för administrativa tvångsmedel. En påföljdsavgift påförs genom ett förvaltningsbeslut. Beslutet bifogas en kontoöverföringsblankett och hänvisning om sökande av ändring.

Aktören kan söka ändring i beslutet genom besvär hos förvaltningsdomstolen. Beslutet måste vara lagakraftvunnet innan avgiften kan drivas in.

Den myndighet som påfört påföljdsavgiften ska meddela sitt beslut till Rättsregistercentralen. Till Rättsregistercentralen skickas, efter att man kontrollerat att beslutet är lagakraftvunnet, ett utdrag ur bötesregistret och en kopia av beslutet om påföljdsavgift. Rättsregistercentralen sköter verkställandet av beslutet, det vill säga indrivningen av påföljdsavgiften. Påföljdsavgiften betalas till staten, inte till ett konto som tillhör den myndighet som meddelat beslutet.

Bekanta dig med anvisningen om påföljdsavgift på Pikantti-extranätet (på finska).

3.2.11 När är ett beslut lagakraftvunnet?

I regel kan ett beslut verkställas, alltså iakttagande av beslutet krävas, först när beslutet har vunnit laga kraft. Ett förvaltningsbeslut som en myndighet har meddelat vinner laga kraft när myndigheten har delgett beslutet på det sätt som krävs enligt lag, när tidsfristen för överklagande av beslutet har löpt ut och när ingen ändring av beslutet har sökts. I 78 § i livsmedelslagen (297/2021) specificeras de fall i vilka ett beslut undantagsvis måste iakttas innan det har vunnit laga kraft. Om verkställigheten av en påföljdsavgift föreskrivs i lagen om verkställighet av böter (672/2002).

Aktören kan begära omprövning av myndighetens beslut direkt hos den myndighet som fattat beslutet. Enligt livsmedelslagen (297/2021) kan omprövning inte begäras för beslut om godkännande som fattats med stöd av samma lag eller för de flesta besluten om tvångsmedel. Bestämmelser om begäran om omprövning finns i förvaltningslagen (434/2003).

En myndighets avgörandebeslut som är lagstridigt får överklagas till förvaltningsdomstolen, med undantag för beslut som kommunala tjänsteinnehavare har fattat med stöd av 64 § i livsmedelslagen (297/2021). Ett förvaltningsbeslut får överklagas av den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet samt av den som har besvärsrätt enligt särskilda bestämmelser i lag. Ett beslut som getts om begäran om omprövning får endast överklagas av den som begärt omprövning. Lagen om rättegång i förvaltningsärenden (808/2019) innehåller bestämmelser om hos förvaltningsdomstolen.

3.2.12 Överföring till straffprocess

Tillsynsmyndigheter har skyldighet att lämna över misstänkt brottslig livsmedels- och kontaktmaterialverksamhet till en förundersökningsmyndighet för utredning. Förundersökningsmyndigheter är polisen, Tullen samt gränsbevakningsmyndigheter och militära myndigheter.

En utredningsbegäran till en förundersökningsmyndighet är fortsättning till användningen av tvångsmedel. I många situationer kan användningen av tvångsmedel och skrivandet av utredningsbegäran inledas samtidigt. Tillsynsprocessen och straffprocessen som startar med utredningsbegäran framskrider parallellt och utesluter inte varandra. Förundersökningsmyndigheten ansvarar för straffprocessen och du kan inte påverka dess framåtskridande efter att utredningsbegäran har gjorts. Som inspektör ansvarar du för att fullfölja tillsynsprocessen med administrativa medel.

När du upptäcker missförhållanden som äventyrar livsmedelssäkerheten ska du först sätta in administrativa tvångsmedel enligt livsmedelslagen. De är bevisligen effektiva metoder för att ingripa i verksamhet som är i strid med författningar i synnerhet för att avlägsna omedelbara risker. Du har rätt och skyldighet att använda dem. De är i regel också administrativt sett snabbare än en straffprocess.

Straffrättsliga påföljder är inte administrativa tvångsmedel. I tillämpningen av straffbestämmelser lämnar livsmedelstillsynsmyndigheten över ärendet till polisen, åklagaren och domstolarna för bedömning av huruvida verksamheten uppfyller brottsrekvisit. Tänk därför också när du fyller i tillsynsjournalföringen på att i en straffprocess ligger ansvaret för utredning av brottet hos förundersökningsmyndigheten, ansvaret för åtalsprövningen hos åklagarväsendet och domsrätten hos domstolarna som inte är experter på livsmedelstillsyn.

Om det under en inspektion väcks misstanke om att det pågår något olagligt, som inte bara gäller livsmedelstillsynen, måste du identifiera vad som är det lämpliga sättet att agera i situationen, eftersom du kan ingripa i saken endast inom ramen för livsmedelslagstiftningen. Fundera på om du bör anmäla ärendet till någon annan myndighet – beroende på situationen till exempel till polisen, djurskyddet eller arbetarskyddet.

Vid misstanke om brott kan du med låg tröskel kontakta Livsmedelsverkets brottsbekämpningsteam rikostorjunta@ruokavirasto.fi. Du får också stöd hos Livsmedelsverkets tillsynsnätverk för brottsbekämpning på Pikantti-extranätet (på finska).

3.3 Informationssökning och system

3.3.1 Centrala informationskällor

På Livsmedelsverkets externa webbplats hittar du anvisningar och lagstiftning för livsmedelsbranschen.

Pikantti-extranätet är en sluten webbmiljö för myndigheter. Här finns Livsmedelsinspektörens verktygslåda (på finska) med alla centrala informationskällor samlade på ett ställe. På Pikantti kan du följa informationen inom livsmedelstillsyn, delta i informationsutbytet i tillsynsnätverk för olika ämnesområden samt följa utbildningskalendern och utnyttja utbildningsmaterialbanker.

Oiva-systemet är ett verktyg för inspektion och bedömning av livsmedelsverksamhet samt offentliggörande av tillsynsuppgifter. Oiva-bedömningsanvisningen finns på Ruokavirasto.fi. Tillsynsrapporterna publiceras automatiskt på webbplatsen Oivahymy.fi.

3.3.2 Andra informationskällor

I tillsynen kan du utnyttja forskningsbaserade informationskällor, till exempel kunskaper som fåtts via högskolestudier samt vetenskapliga forskningsartiklar om livsmedelssäkerhet och -tillsyn. Nedan följer några tips om var du kan söka bakgrundsinformation:

• Europeiska kommissionens anvisningar om tolkning av lagstiftning
• Riktlinjerna för god praxis som utarbetats i branscherna och som Livsmedelsverket har godkänt.
• Internationella expertorganisationer och deras publikationer om livsmedel och livsmedelssystemet
  • Världshälsoorganisationen WHO
  • FN:s livsmedels- och jordbruksorganisation FAO
  • Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet EFSA
  • Samlingen av internationella livsmedelsstandarder Codex Alimentarius (FAO/WHO)
• På det svenska Livsmedelsverkets Kontrollwiki-webbplats finns användbara tips till exempel om hur man förbereder sig på en inspektion. Båda länderna följer samma EU-lagstiftning. Observera ändå att Finland även har nationell lagstiftning och nationella tolkningar som kan skilja sig från Sveriges motsvarigheter.

3.3.3 Informationssystem

• Vati är ett datahanteringssystem för tillsynsjournalföringen som används som underlag för skapandet av en offentlig Oiva-rapport. Bruksanvisningen för Vati (på finska) finns på Pikantti.
• I Åtkomstkontrollen ansöker du om åtkomstbehörighet till de olika informationssystemen som används inom tillsynen. Säkerställ att din förman ger dig inloggningsuppgifter till Åtkomstkontrollen.
• Ilppa Miljö- och hälsoskyddets elektroniska anmälningstjänst för företagare och konsumenter
• RYMY datasystemet för registrering av matförgiftningsepidemier
• Hanteringssystemet för uppgifter om tillsynsenheter inom miljö- och hälsoskyddet VYHA
• Livsmedelsverkets eCert för exportintyg
• EU-kommissionens TRACES för hälsointyg och importanmälningar
• EU-kommissionens system för snabb varning iRASFF (Livsmedelsverket är kontaktpunkt).

3.3.4 Hur uppdaterar du dina kunskaper?

Följ informationen, tillsynsnätverk och utnyttja utbildningsmaterialen som finns i Pikantti-extranätet.

Centrala lagändringar behandlas vid utbildningar som ordnas för inspektörer, där jord- och skogsbruksministeriet och Livsmedelsverket är föreläsare/föredragande. Du kan bekanta dig med ny nationell lagstiftning och EU-lagstiftning inom livsmedelsområdet på jord- och skogsbruksministeriets webbplats.

Livsmedelsverket ordnar utbildning på riksnivå för livsmedelsinspektörer. I Finland ordnas utbildning även av regionförvaltningsverken, lokala tillsynsenheter och föreningar för inspektörer inom miljö- och hälsoskyddets område.

Europeiska kommissionen ordnar fördjupande Better Training for Safer Food-kurser, alltså BTSF-kurser om olika ämnesområden. För deltagandet vid dem finns landskvoter som Livsmedelsverket koordinerar.

3.4 Genomslag genom växelverkan

Det är viktigt att du som inspektör inte bara utvecklar ditt administrativa kunnande och dina substanskunskaper, utan även dina kommunikations- och växelverkansfärdigheter.

Det har bevisats att lagkraven efterlevs i företag som har byggt en bra kultur kring livsmedelssäkerhet. Detta förutsätter lämpliga lokaler, utrustning, redskap och arbetssätt och en ledning som stödjer dem. Människornas agerande styrs av mer än bara kunskaper, såsom av tid, resurser, praxis, motivation, koncentration, anmärkningar, känslor och sociala incitament.

När medarbetarna förstår vikten av att bekämpa risker för livsmedelssäkerheten, är riskhanteringen närvarande i företagets dagliga verksamhet. När man förstår riskerna för livsmedelssäkerheten uppstår också uppskattning för tillsynen.

När aktörerna är positivt inställda till tillsynen omsätts också kraven och hygienpraxis bättre. Inspektörens beteende och sätt att växelverka formar aktörernas inställningar. Saklighet, att man närmar sig situationen på ett konsulterande sätt och samarbetar med aktören motiverar aktörerna att vidta de åtgärder som krävs. Ingripandet i alla slags missförhållanden, stora som små, främjar hanteringen av allvarliga risker för livsmedelssäkerheten. Det har bevisats att livsmedelstillsynens tvångsmedel är ett effektivt verktyg för att rätta till missförhållanden.

3.4.1 Coachande växelverkan

• Coachning är en delaktiggörande ledarskaps- och växelverkansstil som kan tillämpas i tillsynen.
• Ökad självstyrning, självmedvetande, självständighet, motivation, självförtroende och känsla av förmåga hos aktören.
• Lösningsorientering: formulera om problem som mål och lösningar.
• Fokus på styrkor och resurser.
• Uppmuntrar till ansvarstagande.
• En delaktiggörande och konsulterande växelverkansstil skapar ett samarbete som bygger på tillit. Situationer som kräver användning av tvångsmedel måste identifieras separat och man måste även vara redo att använda tvångsmedel.

3.4.2 Psykologisk säkerhet

• Vilka följder har risktagande mellan människor i en viss situation? Med andra ord: förväntar sig personen råd och hjälp eller klander och förödmjukelse?
• När atmosfären under ett inspektionsbesök är trygg har aktören möjlighet att
  • lägga fram idéer, ställa frågor, prata om sina orosmoment
  • be om råd
  • göra misstag
  • lära sig och utvecklas.

3.4.3 Hur kan du som inspektör skapa en trygg atmosfär?

• Tillit skapas när allting är bra. Då finns den när det krisar.
• Prata tydligt och i en lugnande och positiv ton.
• Lyssna aktivt: ställ frågor, var närvarande och visa även med ditt kroppsspråk att du är intresserad.
• Låt aktören småprata i lagom omfattning.
• Ge aktören en känsla av kontroll där som detta är möjligt: fråga om hens åsikt, förhandla om tidsplaner och förfaranden.
• Erbjud stöd och förståelse, även om du inte kan vika från kraven.
• Ge respons: beröm det som kan berömmas, ställ de krav som måste ställas med en gång.
• När du ställer krav och ger förelägganden, var öppen, ärlig, reko och konstruktiv.

Du kan läsa mer tips som stöd för växelverkan på svenska Livsmedelsverkets webbplats:

• Samtala i kontrollprocessen (kontrollwiki.livsmedelsverket.se)
• Samtalsmetodik och samtalstekniker (kontrollwiki.livsmedelsverket.se).

3.4.4 Dina resurser i tillsynsarbetet

Arbetet inom livsmedelstillsyn utmanar din expertis mångsidigt. Arbetet är i regel givande, när du får möjlighet att stötta aktörerna i en framgångsrik verksamhet och utföra ett meningsfullt arbete för att säkerställa konsumenternas säkerhet och rättigheter.

Ibland kan tunga tillsynsfall orsaka hög belastning, vilket är förståeligt. Arbetsmängden eller komplicerade administrativa processer kan kännas utmattande eller så kan det hända att du blir berörd av livssituationen för de människor du möter. Det är också möjligt, som tur ändå sällsynt, att du till och med utsätts för hot om psykiskt eller fysiskt våld i arbetet. Det är viktigt att du känner dina egna resurser och sätt att klara sådana situationer och att du söker hjälp och stöd när du behöver det.

Berätta om hotfulla situationer för din förman. Du ska inte stanna kvar i en hotfull situation bara för att du är i tjänst. Om en inspektionssituation känns hotfull ska du avbryta inspektionen och lämna platsen. Besvärliga kunder kan besökas tillsammans med en kollega eller så kan man be om handräckning av polisen.

Be att din förman ger dig en introduktion om säkerhet i arbetet och arbetsrutiner som främjar säkerheten inom livsmedelstillsynen.

Vi önskar dig en framgångsrik karriär inom livsmedelstillsynen!