Personuppgiftsansvarig
Livsmedelsverket
PO BOX 100, 00027 Livsmedelsverket (Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
029 530 0400 (växel), kirjaamo@ruokavirasto.fi
Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Satu Meririnne
PO BOX 100, 00027 LIvsmedelsverket (Mustialagatan 3, 00790 Helsingfors)
029 530 0400 (växel) hygieniapassi@ruokavirasto.fi
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Hanna Westinen
PO BOX 100, 00027 Livsmedelsverket (Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
029 530 0400 (växel)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter
Registret förs i syfte att bevilja hygienpass enligt 19 § livsmedelslagen (297/2021). Upprätthållandet av registret grundar sig på 79 § 4 mom. 1 § och 80 § 4 mom. livsmedelslagen.
Datainnehållet i registret
Registret lagrar namn och personbeteckning, bostad, arbets- och faktureringskontaktuppgifter samt bakgrundsinformation till personer som ansöker om att bli hygienpasstestare och personer godkända som hygienpasstestare. Bakgrundsinformationen omfattar utbildningsnivå, examen, en kort introduktion av personens bakgrund och en plan för arbetet som testare. Ansökningsuppgifterna för personer som fått ett avslagit beslut finns dels i pappersarkivet och dels i Livsmedelsverkets ärendehanteringssystem.
Registret lagrar även information om alla hygienpasstester som anordnas av hygienpasstestare och beviljade hygienpass samt hygienpasstestares tillsyn, utbildning och fakturering.
Regelmässiga informationskällor
Uppgifterna om den registrerade är självrapporterade av den i registret antagna hygienpasstestaren och den avvisade sökanden samt uppgifter som genererats i samband med den tillsyn och fakturering som Livsmedelsverket utför. Utöver detta har Livsmedelsverkets Hygienpass-datasystem ett gränssnitt mot Myndigheten för digitalisering och befolksningsdata, från vilket den godkända testarens giltiga namn- och hemadressuppgifter hämtas utifrån personbeteckningen. Dessutom kommer information via gränssnittet in i datasystemet om testaren har avlidit eller testaren har säkerhetsförbud.
Mottagare till vilka personuppgifter lämnas ut regelbundet
Information kommer att lämnas på begäran enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), om den begärda handlingen har blivit offentlig. Överlämnande av icke-offentliga handlingar sker efter eget gottfinnande.
När en hygienpasstestare beställer ett hygienpass genom Hygienpass-datasystemet lämnar Livsmedelsverket ut testarens uppgifter till det tryckeri som skriver ut hygienpassen.
Hygienpasstestare kan själva bestämma och kontrollera vilka kontaktuppgifter de vill publicera i Lista över hygienpasstestare på Livsmedelsverkets webbplats Hygienpass. Hem/arbete kontaktinformation eller ingendera publiceras i listan.
Överföring av uppgifter utanför EU/EES-området eller till en internationell organisation
Uppgifterna ur registret lämnas inte ut utanför EU/EES-området.
Förvaringstid för personuppgifter
Uppgifterna som samlats in till registret förvaras endast så länge och i den omfattning som är behövligt i förhållande till de ursprungliga eller förenliga syften för vilka personuppgifterna är insamlade.
Om hygienpasstestaren vill avstå från sina rättigheter eller rättigheterna tas bort av annan anledning, kommer testarens uppgifter fortfarande att förvaras i registret: i det elektroniska Hygienpass-datasystemet, i Livsmedelsverkets elektroniska fil och i pappersarkiv. När Livsmedelsverket tagit bort testarens rättigheter stänger Livsmedelsverket testarens tillgång till Hygienpass-datasystemet i elektronisk form och avsett för testare, så att testaren inte längre kan organisera hygienpasstester eller bevilja hygienpass. Testarens information lagras fortfarande så att testarnas kunder kan få veta att deras testare inte längre arbetar som testare. Dessutom lagras informationen så att andra testare kan bevilja ett nytt hygienpass på uppdrag av originaltestaren, och detta kräver originaltestarens testdata. Uppgifterna lagras även för eventuella utredningsärenden.
Personuppgifterna som lagrats i registret raderas när det inte längre finns någon laglig grund för att behandla dem. Enligt screeningbeslutet AL/7383/07.01.01.03.01/2012 (2013-11-28) avseende Livsmedelsverkets föregångare byrå Evira ska uppgifter som rör hygienkunskaper sparas under en begränsad tid. Förvaringstiderna anges i informationsstyrningsplanen.
Principer för skydd av registret
Registrets informationssäkerhet samt att personuppgifterna är konfidentiella, integrerade och användbara säkerställs genom tekniska och organisatoriska åtgärder.
Den manuella, pappersbaserade informationen om de registrerade lagras och skyddas på ett sådant sätt att den läggs i Livsmedelsverkets arkiv som även har ett larmsystem. Livsmedelsverkets pappersarkiv kan endast nås av register- och arkivpersonal och på begäran av personer som tillhör hygienpasssystemets underhållsgrupp. Det här arkivet innehåller dokument som skapades i hygienpasstestare som organiserades före 2021.
De registrerades uppgifter i elektronisk form lagras och skyddas i Livsmedelsverkets ärendehanteringssystem och akter samt i Hygienpass-datasystemet, så att endast personer som tillhör underhållsgruppen i Livsmedelsverkets hygienpasssystem har tillgång till registeruppgifterna. . Dessa personer är verifierade som korrekta i Hygienpass-datasystemet med stark identifiering. På begäran av Livsmedelsverket kan administratören av Hygienpass-datasystemet behandla registeruppgifter. Administratören av Hygienpass-datasystemet tar en säkerhetskontroll från registeruppgifterna varje dag.
De registrerades uppgifter i elektronisk form lagras och skyddas i det tryckeri som skriver ut hygienpassen, så att endast personer med behörighet att ta del av tryckeriets elektroniska system har rätt att se uppgifterna. Den som skriver ut hygienpassen förstör informationen om testarna i samband med hygienpassbeställningen 45 dagar efter att informationen mottagits.
Den registrerades rättigheter
Den registrerades rätt att ta del av uppgifter, rätten att rätta och radera uppgifter, rätten att begränsa databehandlingen och rätten att överföra uppgifter bestäms enligt artiklarna 15-22 i EU:s dataskyddsförordning.
Rätt till kontroll och rättelse av uppgifterna
Hygienpasstestare kan se sina hem-, arbete- och faktureringskontaktuppgifter, samt information om beställningar av hygienpasstester och hygienpass som de har organiserat, i sitt eget Hygienpass-datasystem. Testaren gör ändringar i de kontaktuppgifter han/hon själv har lämnat och anger sin önskan att avstå från testarens rättigheter i Hygienpass-datasystemet. Testarens namnbyte och hemadressändringar kommer automatiskt via Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas gränssnitt.
Beträffande övriga uppgifter ska hygienpasstestare eller personer som har ansökt om att bli testare och som fått ett avslagit beslut lämna in en begäran om kontroll i en handsignerad handling. Begäran om kontroll ska framställas med en egenhändigt undertecknad handling. Begäran om kontroll kan inte göras per telefon. Den som begär om uppgifter med stöd av rätten till kontroll kan också personligen framställa begäran om kontroll hos den personuppgiftsansvariga. Då ska man förbereda sig för att styrka sin identitet. När man begär om uppgifter, ska man ange nödvändiga omständigheter som behövs för att söka fram och skicka uppgiften. Sådana är t.ex. namn, adress och vid behov t.ex. personbeteckning, vilket ärende de begärda uppgifterna anknyter till samt om kontrollen gäller alla uppgifter eller uppgifterna från till exempel en bestämd tidsperiod.
Blanketten för begäran om kontroll finns på www.ruokavirasto.fi.
En individualiserad begäran om kontroll eller rättelse görs genom att lämna in begäran till den personuppgiftsansvariga (kirjaamo@ruokavirasto.fi) eller till dataskyddsombudet (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot de tillämpliga bestämmelserna för dataskydd. Tillsynsmyndigheten är dataombudsmannens byrå vars kontaktuppgifter finns på https://tietosuoja.fi/sv/framsida.