DD-järjestelmä eli asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä on toimijan oma "riskinhallintajärjestelmä". Järjestelmää ylläpitämällä toimija varmistaa, että hankittavat ja markkinoille saatettavat tuotteet ovat asetuksen velvoitteiden mukaiset.
Järjestelmä sisältää kolme osa-aluetta: tietojen hankinnan, riskien arvioinnin ja riskien vähentämisen. Tarkemmin DD-järjestelmän sisällöstä löytyy asetuksen 2 luvusta, artikloista 8-13. Kerätyt tiedot on säilytettävä 5 vuoden ajan.
Tiedon hankinta
Asianmukaista huolellisuutta noudattaessaan toimijoiden pitää kerätä tuotteiden alkuperän todentamiseksi tietoja, joita ovat mm.
- Tuotteen kuvaus ja määrä
- Tuotantomaa ja tarvittaessa sen osat
- Maa-alueiden maantieteellinen sijainti (ns. geolokaatiovaatimus) missä kyseiset raaka-aineet ja tuotteet on tuotettu
- Riittävän pätevät ja todennettavissa olevat tiedot siitä, että asianomaiset tuotteet ovat metsäkatovapaita.
Riskien arviointi ja riskin vähentäminen
Kerätyn tiedon perusteella toimijoiden on toteutettava riskinarviointi. Arvioinnissa määritetään, onko olemassa riski siitä, että tuotteet ovat asetuksen vaatimusten vastaisia.
Riskinarvioinnissa on otettava huomioon mm.
- Tuotantomaan riskitaso, metsäkadon ja metsien tilan heikkenemisen esiintyminen, onko alkuperäiskansoja tuotantomaassa, korruption yleisyys, tuotteiden toimitusketjun monimutkaisuus
- Jos arvioinnissa todetaan, että riski on kohonnut, riskiä tulee vähentää ennen tuotteiden markkinoille saattamista tai vientiä.
- Mikäli riskiä ei saada tehdyillä toimenpiteillä riittävän alhaiseksi (ei lainkaan riskiä tai merkityksettömän alhainen riski), tuotteita EI SAA saattaa markkinoille tai viedä.
Alkuperämaiden riskiluokittelu
DD-järjestelmän vaatimuksiin liittyy alkuperän riskiluokittelu. Jos komissio on määritellyt alkuperän riskitasoksi matala, sovelletaan yksinkertaistettua DD-järjestelmää. Tässä tapauksessa ei edellytetä riskien arviointia tai vähentämistä. Lähtökohtaisesti kaikki alkuperät on luokiteltu 5/2024 keskimääräisen riskin tasolle. Komissio ilmoittaa erikseen alkuperän riskitason muutoksista.