Traces-käyttöönotto
Kuinka saan uuden Traces-käyttäjätunnuksen?
Jokainen käyttäjä anoo henkilökohtaiset tunnukset suoraan Traces-järjestelmästä. Ensimmäisen hakijan hyväksyy Ruokavirasto pääkäyttäjäksi, muut hyväksyy yrityksen pääkäyttäjä. Katso Traces-ohjeet kasvinterveyden tuontiohjeet -sivulta > Ohje Traces-käyttäjätunnusten haku ja uuden yrityksen luominen.
Olen hakenut tunnuksia mutta en ole saanut asiasta viestiä enkä pääse järjestelmään. Mitä minun pitäisi tehdä?
Yrityksen Traces-pääkäyttäjä hyväksyy yrityksen muut käyttäjät Traces-käyttäjiksi. Ole ensisijaisessa yhteydessä oman yrityksesi Traces-pääkäyttäjään ja kysy asiasta lisätietoa. Mikäli olet yrityksesi pääkäyttäjä, eli haet ensimmäisenä yrityksellesi Traces-käyttöoikeutta, niin ota yhteyttä Ruokavirastoon kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi.
Mikä toiminto Tracesissa valitaan tunnuksia hakiessa?
toiminnot:
Kasvit
- EU professional operators other than EU registered professional operators (EUPO)
Toimijan tehtävät -kohdassa kaikilla kasvituotteiden ja käytettyjen koneiden maahantuojilla valitaan ”EUPO/Professional operators other than those referred to in article 45(1)(I) IMSOC” eli rekisteröimätön ammattimainen toimija.
Huolitsijoilla Toimijan tehtävät -kohdassa lukee ”Muut/Vastuussa lastista”.
Katso Traces-ohjeet kasvinterveyden tuontiohjeet -sivulta > Ohje Traces-käyttäjätunnusten haku ja uuden yrityksen luominen.
Ruokavirasto vaihtaa käsittelyn aikana EUPOn muotoon EURPO (EU registered professional operators) kun kyseessä on kasvinterveysrekisteriin merkitty maahantuoja.
Tuon puutavaraa tai pyöreää puuta. Traces-järjestelmässä yritykseni kohdalla lukee Toiminnot kohdassa "EU registered professional operators (EURPO)”. Pitäisikö minun valita/pyytää puutuotteiden tuonti (FLEGT) toimintoa yritykselleni?
Ehdottomasti ei. FLEGT-lupajärjestelmä koskee VPA-maista tuontia (tällä hetkellä ainoastaan Indonesia). Lisätietoa löydät Flegt-lupajärjestelmän sivuilta. EURPO-toiminto koskee kasvinterveyslainsäädännön mukaisia toimijoita ja heidän tuomiaan tuotteita, kuten esimerkiksi männyn (Pinus Sylvestris) ja kuusen (Picea abies) pyöreä puu tai sahatavara.
Mikäli toiminto on haettu ja saatu aiheettomasti, toiminnon poistoa voi pyytää Ruokavirastosta osoitteesta tuovi@ruokavirasto.fi.
Yritykseni löytyy Traces-järjestelmästä, mutta sille ei ole Vastuussa lastista (RFL) toimijan tehtävää. Miten haen uusia toimijan tehtäviä järjestelmässä?
Uusia toimijan tehtäviä/toimintoja haetaan samoin kuin ensimmäistä toimijan tehtävää/toimintoa. Tällöin ei tarvitse kuitenkaan enää hakea EU Login -järjestelmään tunnuksia vaan haetaan uutta toimijan tehtävää/toimintoa suoraan Tracesissa.
Mitä tietoja pitää ilmoittaa luotaessa uutta toimijaa/yritystä Tracesiin?
Katso Traces-ohjeet kasvinterveyden tuontiohjeet -sivulta > Ohje Traces-käyttäjätunnusten haku ja uuden yrityksen luominen.
Olen luomassa Tracesiin uutta toimijaa. Saamissamme Tracesin täyttöohjeissa kehotetaan laittamaan yrityksen tarkenteeksi INN tai EORI. Mikä on oikea kohta INN-numerolle?
Voitte käyttää kansallista yritysnumerokenttää INN-numerolle. Yrityksellä tulisi olla yksi tunnistenumero.
Onko sillä merkitystä, lukeeko vastaanottajan tiedoissa uusi vai voimassa?
Vastaanottajan tiedoissa tulee lukea voimassa. Vahvistamme suomalaiset yritykset voimassa oleviksi kun tätä on pyydetty osoitteesta kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi. Muut jäävät tilaan uusi.
Osoitteeni on vaihtunut, miten voin vaihtaa sen Tracesissa?
Et voi tehdä sitä itse. Ota yhteys Ruokavirastoon osoitteella kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi ja pyydä meitä tekemään tuo muutos.
Tuonti-ilmoituksen (CHED-PP) täyttö
Yritykseni on validoitu Traces-järjestelmään, en kuitenkaan löydä Chedin tehdäkseni Tracesissa otsikkoa Documents lainkaan. Mitä teen?
Jos lisäksi kirjautuessasi näytölle tulee teksti "The roles you requested are being reviewed. You need to contact your responsible authority or the administrator inside your organisation in order to be validated.", ota Ruokavirastoon yhteyttä osoitteella kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi ja kerro ongelmastasi. Teksti kertoo, että Ruokaviraston hyväksyntä eli validointi on kesken tai puutteellinen ja todennäköisesti pääkäyttäjän oikeudet ovat jääneet vahvistamatta.
Mistä tiedän mikä CHED tyyppi pitää valita kun niitä on : CHED-A, CHED-P, CHED-D ja CHED-PP
Eläinperäisten tuotteiden uusi dokumenttimalli on CHED-P (Common Health Entry Document for animal Products) ja eläville eläimille CHED-A (Common Health Entry Document for Animals). Vanhassa Traces-järjestelmässä ilmoitus on nimeltään CVED (Common Veterinary Entry Document).
Kasveille, kasvituotteille, puutavaralle ja käytetyille koneille dokumenttimalli on CHED-PP (Common Health Entry Document for Plants, Plant Products and Plant propagating material) ja rehun sekä tehostetun tuontivalvonnan alaisten ei-eläinperäisten elintarvikkeiden dokumenttimalli on CHED-D (Common Health Entry Document for feed and food of non-animal origin).
Onko kasvinterveydelliseen tuloasiakirjaan (CHED-PP) pakko ilmoittaa käytetyn kuljetusvälineen tunnus (esim. auton rekisterinumero)?
Kuljetusväline on pakollinen tieto. Ruokavirasto suosittaa laittamaan myös tunnuksen, koska se mahdollistaa tarkastuskuormien yhdistämisen asiakirjoihin.
Voiko kasvinterveydellisen tuloasiakirjan (CHED-PP) tehdä etukäteen?
Kyllä voi. CHEDin voi jättää luonnostilaan, jolloin sitä voi tarvittaessa täydentää. On siis mahdollista tehdä kerralla paljon CHEDejä, joita voi lähettää päätöstä varten tuontierien saapumisen mukaan. Lähettämisen jälkeen tietoja pääsee muuttamaan, niin kauan kuin CHED on tilassa UUSI. CHEDejä voi kopioida jo lähetetyistä CHEDeistä "Kopioi uutena" -toimintoa käyttäen, jolloin kaikkea tietoa ei tarvitse aina täyttää uudestaan.
Olen tehnyt CHEDin, mutta se ei näy viranomaisille. Miksi?
Olet luultavasti ainoastaan tallentanut CHEDin painamalla "save". CHED tulee viranomaisten nähtäväksi, kun painat "Lähetä päätöstä varten" -painiketta.
Kuinka kauan etukäteen kasvinterveydellinen tuloasiakirja (CHED-PP) tulee olla tehtynä?
Lainsäädännön mukaan CHED on tehtävä viimeistään 4 h ennen tuontierän saapumista rajalle. Käytännössä riittää, että CHED on tehtynä viimeistään siinä vaiheessa, kun erä on rajalla. Mitä aikaisemmassa vaiheessa CHED on täytetty, sitä nopeammin tuontiprosessi voi edetä ja kasvintarkastajat tehdä mahdollisen tuontierään kohdistuvan kasvintarkastuksen.
Lähetin CHEDin vahingossa. Miten saan sen poistettua?
Ei huolta. Niin kauan kuin ilmoitus on tilassa "UUSI", voit muokata ilmoitusta tai poistaa sen.
Lähettämälläni CHEDillä on väärää tietoa. Miten saan tiedot muutettua?
Tietojen täyttämisessä kannattaa olla tarkkana ja tallentaa CHED luonnoksena niin pitkään kuin mahdollista. Kun saat tuontierästä tarkempaa tietoa voit täydentää luonnoksen ja lähettää sen päätöstä varten viranomaiselle. Niin kauan kuin ilmoitus on tilassa "UUSI", voit muokata ilmoitusta tai poistaa sen. Jos muutat jo kerran päätöstä varten lähetettyä CHEDiä, on se lähetettävä uudelleen päätöstä varten.
Olen puun ja puutavaran maahantuoja. CHED-PP:n OSA I kohdassa I.31. Description of consignment -tuotetyyppilistasta ei löydy selkeästi puutavaraa, haketta tai pyöreää puuta. Minkä tuotetyypin valitsen?
- Hakkeet: Kasvituotteet (muut)
- Sahajauho: Kasvituotteet (muut)
- Puru: Kasvituotteet (muut)
- Kuori: Plant product (bark)
- Pintalauta/Sekalainen: Kasvituotteet (muut)
- Jätepuu: Kasvituotteet (muut)
- Pyöreä puu (kuidut tukit): Kasvituotteet (muut)
- Sahatavara: Plant products (sawn wood)
Tarvitseeko kestopuusta tehdä CHED-PP -ilmoitus?
Riippuu tavaran CN-koodista eikä ”kestokäsittelystä”. Terveystodistusta tarvitsevat puutavarakoodit löytyvät kasvinterveyden tuontiohjeet -sivulta > Ohje kasvien terveystodistus.
Näenkö Tracesissa onko viranomainen jo ottanut tuontierän käsittelyyn?
Kun menet Tracesissa kohtaan Documents – CHED ja haet kyseisen tuontierän hakukentästä CHED-numeroa käyttämällä, näkyy oikeassa reunassa kohta ”Tila”. Kun olet lähettänyt CHEDin, tila on "Uusi" (sininen). Kun "Tila" vaihtaa väriä, viranomaiskäsittely on alkanut.
Näenkö Tracesissa onko viranomainen jo hyväksynyt tuontierän?
Kun menet Tracesissa kohtaan Documentit – CHED ja haet kyseisen tuontierän hakukentästä CHED-numeroa käyttämällä, näkyy oikeassa reunassa kohta ”Tila”. Kun "Tila" on "Validoitu", erä on hyväksytty.
Samassa kuljetusvälineessä voi olla useampia kasvinterveystodistuksellisia eriä. Voinko tehdä vain yhden CHEDin kuljetusvälinettä kohden?
Et voi. Kasvinterveydellinen tuloilmoitus eli CHED-PP on kasvinterveystodistuskohtainen.
Mikä yritys merkitään lähettäjäksi, kun kauppoja on ketjutettu?
Kasvinterveydellisen tuloilmoituksen eli CHED-PP:n kohdassa I.1. Lähettäjä/viejä = Sama EU:n ulkopuolisessa maassa sijaitseva yritys, joka on merkitty lähettäjäksi kasvinterveysterveystodistuksessa. Kts.
Mitä jos tuotteelle ei löydy EPPO koodia edes kategoriasta muut?
Komissio on tunnistanut, että kaikille kasveille ei löydy EPPO-koodia. Ilmoita puuttuva kasvisuku ja CN-koodi Ruokavirastolle (kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi). Jos EPPO-koodia ei löydy, tulee valita seuraava taksonominen ylätaso.
Tarvitaanko EPPO-koodia? Mikä se on?
EPPO-koodi on pakollinen tieto. Se on tunniste, jota käytetään Euroopan ja Välimeren kasvinsuojeluorganisaatiossa (EPPO) sekä Traces-järjestelmässä tunnistamaan maataloudelle ja kasvinsuojelulle tärkeitä kasveja, tuholaisia ja taudinaiheuttajia.
Jostain syystä en voi tehdä CHED-PP ilmoitusta. Näppäintä "Create" ei ole.
Yritykseltänne todennäköisesti puuttuu "vastuussa lastista" -toimijan tehtävä. Uusia toimijan tehtäviä/toimintoja haetaan samoin kuin ensimmäistä toimijan tehtävää/toimintoa. Tällöin ei tarvitse kuitenkaan enää hakea EU Login -järjestelmään tunnuksia vaan haetaan uutta toimijan tehtävää/toimintoa suoraan Tracesissa.
Valvontapisteet/Määränpäät
Minne ilmoitan yrityksen valvontapisteen (Control Point) tuontiin liittyen?
Ruokaviraston sivuille täyttämällä hakemuksen valvontapisteeksi.
Mistä näen yrityksen ilmoittamat valvontapisteet (Control Point) ja määränpäät liittyen tuontiin?
Käytettävissä olevia valvontapisteitä voi etsiä Traces-sivuilla kohdassa "Organisaatiot - Controlled destinations". Tarkastuspaikkaa voi hakea esim. osoitteen avulla.
Voit myös katsoa hyväksytyt valvontapisteet Ruokaviraston nettisivujen Avoimesta tiedosta.
Mitä tietoja julkiselle nettisivulle laitetaan valvontapisteestä?
Täydellinen osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lista on aakkosellinen lista paikoista, joissa kasveja, puutavaraa ja koneita tarkastetaan. Listalla ei yhdistetä asiakkaita (maahantuojaa/lähettäjää) ja paikkoja toisiinsa.
Kannattaako hyväksyntää hakea kaikkien suunniteltujen valvontapisteiden - joihin saattaa tulla toimituksia tulevaisuudessa - osalta, vai vain niiden, joihin tällä hetkellä on toimituksia?
Uuden valvontapisteen tulee täyttää lainsäädännön vaatimukset, joiden täyttymisen viranomainen tarkastaa ennen tarkastuspaikan hyväksymistä. Valvontapiste hyväksytään viimeistään kahden viikon kuluttua hakemuksen tekemisestä. Sujuvan tuonnin varmistamiseksi valvontapisteen hyväksyntää kannattaa hakea hyvissä ajoin.
Kuinka kauan kestää, että valvontapiste näkyy CHED-PP -ilmoituksen valinnoissa?
Hyväksytty valvontapiste näkyy heti. Uusi valvontapiste näkyy CHED-PP-ilmoituksen valinnoissa viimeistään noin kahden viikon kuluttua hakemuksen tekemisestä.
Muut kysymykset
Olen saanut useita viestejä Tracesilta. Mihin tämä liittyy?
Ohjelma lähettää automaattisesti viestejä esimerkiksi tehdyistä CHEDeistä (automated CHED notifications). Viestejä pystyy hallinnoimaan käyttäjäprofiilin Muokkaa omaa profiiliasi -kohdasta "Ensisijaiset ilmoitusvalinnat".
Meillä ei ole tietoa, kuka yrityksessämme on pääkäyttäjä. Mistä tieto löytyy?
Järjestelmästä pystyy Actors -valikosta Käyttäjät -kohdasta näkemään kaikki yrityksen käyttäjät, myös pääkäyttäjän. Sitä kautta voitte tarkastaa, kuka teillä toimii pääkäyttäjänä (ks. kuva alla).
Yrityksemme pääkäyttäjä ei ole enää meillä töissä tai on pitkään poissa - miten saamme uudet käyttäjät hyväksytyiksi?
Ota yhteyttä Ruokavirastoon osoitteessa kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi ja kerro tilanteestasi.
Mikä on kasvinterveydellisen tuloasiakirjan (CHED-PP) ja kasvinterveystodistuksen suhde?
CHED-PP on toimijan antama kasvinterveydellinen tuloasiakirja, joka kasvinterveystodistusta vaativilta eriltä on tuonnin edellytys. Kasvinterveystodistus on lähettäjämaan viranomaisen antama todistus siitä, että erä täyttää sille asetetut kasvinterveysvaatimukset.
Onko olemassa testiympäristöä, jossa voi harjoitella järjestelmän käyttöä?
Suomessa käyttöönotto on toteutettu ilman testiympäristön käyttöä, ja käyttäjät ovat kokeneet järjestelmän helppokäyttöiseksi. Mikäli koette, että ohjeemme ovat puutteellisia tai lisäohjeita tarvitaan, niin otattehan yhteyttä Ruokaviraston kasvintarkastajiin (Kasvintarkastajien yhteystiedot).
Voiko Traces-järjestelmää käyttää EU:n ulkopuolella?
Kyllä voi. Järjestelmää voi käyttää useilla kielillä ympäri maailmaa. Kieli valitaan omista asetuksista. Lähettävä yritys ja vastaanottava viranomainen voivat lukea järjestelmää omalla kielellään. Tällä hetkellä Tracesia ei kuitenkaan pysty käyttämään kyrillisillä aakkosilla, eli venäjäksi.
Onko Traces-järjestelmälle varamenettelyä, jos ohjelma ei toimi? Tuontierät eivät voi jäädä rajalle odottelemaan, koska se on kallista.
Katso Traces-ohjeet kasvinterveyden tuontiohjeet -sivulta > Ohje varamenettelystä häiriötilanteissa.
Neuvonta ja ohjeistus
Rekisteröitymiseen liittyvät kysymykset voi osoittaa kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi.
Tracesin käyttöön liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä Ruokaviraston kasvintarkastajiin (Kasvintarkastajien yhteystiedot) tai kasvinterveys@ruokavirasto.fi.