Ruokavirastossa jaettiin ensimmäistä kertaa laatu- ja lean-tekopalkinnot toiminnan kehittämisestä. Pääjohtaja Antti-Jussi Oikarinen julkisti palkintojen saajat henkilöstölle järjestetyssä tilaisuudessa 29.1.2021.
Laatutekona palkittiin COVID-19 -näytteiden testaus Ruokaviraston virologian yksikössä. Lean-palkinnon sai selkeämmän ja helppokäyttöisemmän kasvinterveysrekisterin kehittäminen. Lisäksi tilaisuudessa jaettiin useita laatu- sekä lean-aiheisia kunniamainintoja.
Osa aiheista olisi voinut sopia kumpaankin kategoriaan. Laadussa oleellista on muun muassa vaatimusten mukaisuus, riskien hallinta, osoitettavuus ja sidosryhmien luottamus virastoomme. Lean-ajattelussa keskeistä on parantaa asiakkaan saamaa palvelua, laatua sekä toimintaa jatkuvasti, sujuvoittaa prosesseja ja poistaa turhaa hukkatyötä.
Tie koronavirusnäytteiden testaajaksi
Ruokaviraston matka COVID-19 -näytteiden testaamiseen alkoi yhteistyön käynnistämisellä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) kanssa maaliskuun lopulla 2020. Vaikka virustutkimuksia tehdään Ruokavirastossa jatkuvasti muun muassa eläinperäisistä näytteistä ja elintarvikkeista, ihmisnäytteiden tutkiminen oli uutta.
Testauksen pystyttämiseksi suunniteltiin työtilat ja prosessi sekä perehdytettiin henkilökuntaa. Ihmisnäytteiden tutkimista varten haettiin lupa aluehallintovirastolta.
Koronavirusnäytteitä saapui Ruokavirastoon viime toukokuun ja joulukuun välisenä aikana. Tulokset raportoitiin sovitussa aikataulussa. Ihmisnäytteiden lisäksi on tutkittu myös turkiseläinnäytteitä. ”Näytteitä lähettäneet sairaanhoitopiirit ja THL olivat erittäin tyytyväisiä toiminnan laatuun, nopeuteen ja raportoinnin selkeyteen”, kertoi erikoistutkija Ilona Laamanen virologian yksiköstä.
Näin saatiin kasvinterveyden rekisteröinnit asiakkaalle helpommaksi ja nopeammaksi
Ruokavirasto ylläpitää lakisääteistä toimijarekisteriä, johon tulee ilmoittautua, jos ammattimaisesti tuottaa kasveja tai tuo tai vie niitä EU:n ulkopuolelle. Rekisteri oli koettu monimutkaiseksi, ja lainsäädännön muuttuminen uhkasi monimutkaistaa rekisteröintiä edelleen.
Rekisterin lean-kehittämistyössä tavoiteltiin hyötyjä asiakkaalle. Rekisteriä selkeytettiin, ja se muutettiin sähköiseksi asiointipalveluksi. Palvelu ohjaa käyttäjää eteenpäin, mikä helpottaa tietojen täyttämistä. Rekisteriä yksinkertaistettiin karsimalla täytettäviä tietoja, ja kysymyksistä tehtiin ymmärrettävämpiä.
Asiakkaat voivat nyt rekisteröityä ja päivittää tietoja vaivattomammin. ”Kun asiakkaat ovat ottaneet asiointipalvelun käyttöön, lakisääteiset rekisteröinnit sekä vuosi-ilmoitukset on nopea ja helppo tehdä”, ylitarkastaja Jari Poutanen totesi tilaisuudessa. Lisäksi ELY-keskusten osuudesta rekisteröintityöhön on voitu luopua.
Kehittämistä eri puolella Ruokavirastoa
Kunniamainintoja jaettiin tilaisuudessa usealle eri kehitysaiheelle. Kehittämisteoilla oli saavutettu hyötyjä sekä asiakkaille että henkilöstölle. Kehittämistä oli toteutettu asiakastarpeet huomioiden. Esimerkiksi viennin ilmoitusmenettelyjä on helpotettu asiakkaiden toiveiden perusteella.
Virastomme lean-matka on vielä alkutaipaleella. Laboratoriopalveluissa lean-ajatteluun perustuva kehittäminen aloitettiin vuonna 2017. Hyvien kokemusten ja onnistumisten siivittäminä toimintaa on haluttu laajentaa koko virastoon. Tällä hetkellä lean-kehittämiskohteita onkin käynnissä laajasti eri puolilla organisaatiotamme.
Parantaminen jatkuu
Yhteistä palkituille aiheille oli ongelmien ratkominen yhteistyössä. Idea parantamiseen voi tulla kenelle vain oman työn lomassa. ”Pienestäkin asiasta voi tulla ajatus, että voisi liinata toimintaa”, totesi pääjohtaja Antti-Jussi Oikarinen. Myös asiakkailta saatu palaute ja toiveet ohjaavat kehittämisen suuntaa jatkossakin.
Sanna Askolin
lean-päällikkö
laboratorio- ja tutkimuslinja