Toukon käyttö

Ruokaviraston kasvinterveys- ja lannoiteyksikön ohje nro 5772/04.00.00.01/2024/versio 1

1 Johdanto

Touko on Ruokaviraston sähköinen asiointipalvelu eri valvontasektorien toimijoille. Tämä opas on tarkoitettu kasvinterveyden valvonnan asiakkaille.

Voit käyttää Toukoa seuraavissa asioissa:

Hakea rekisteröintiä kasvinterveys- ja taimiaineistorekistereihin.
Hakea lupaa myöntää kasvipasseja tai tehdä ISPM 15 -merkintöjä.
Avata Ruokaviraston toimittamia asiakirjoja: tarkastuspöytäkirjat, tutkimustodistukset, päätökset ja rekisteriotteet
Tarkistaa ja päivittää rekisteritiedot.
Toimittaa valvontaa varten omavalvontasuunnitelman, puutavaran käsittelyä koskevia asiakirjoja ja kuvia yrityksen merkitsemistä ISPM 15 -merkinnöistä.
Pyytää ajantasaisen rekisteriotteen.
Tarkistaa toimipaikalle myönnettyjen vientivalmiuksien päättymisajankohdat.

2 Käyttöoikeudet

Yrityksen puolesta voivat asioida ilman erikseen annettua valtuutta vain henkilöt, jolle on merkitty Suomen kaupparekisterissä tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) jokin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.

Lue lisää organisaation puolesta asioinnista (Suomi.fi). Huomaa siellä myös seuraavat alasivut:

Yrityksen tai elinkeinonharjoittajan puolesta asiointi
Yhdistyksen puolesta asiointi
Metsä-, maatalous- tai kiinteistöyhtymän puolesta asiointi
Muiden organisaatioiden puolesta asiointi
Suomi.fi-valtuuksissa annetulla valtuudella asiointi

2.1 Yrityksen virallinen edustaja

Voit kirjautua Toukoon suoraan ilman erikseen tehtyä valtuuttamista, jos olet yrityksen päättäjä eli sinulla on yrityksen nimenkirjoitus- tai edustusoikeus, joka on merkitty kaupparekisteriin tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ).

Toukon käyttö ilman erillistä valtuuttamista on mahdollista, jos asemasi yrityksessä on jokin seuraavista ja sinulla on nimenkirjoitusoikeus yksin:

Elinkeinonharjoittaja
Hallituksen jäsen
Hallituksen puheenjohtaja
Isännöitsijä
Prokuristi
Päätoiminen isännöitsijä
Selvitysmies
Tilintarkastaja
Toimitusjohtaja
Toimitusjohtajan sijainen
Varatoimitusjohtaja
Yhtiömies
Muu nimenkirjoittaja, jolla on rekisteriin merkitty oikeus edustaa yritystä yksin

Ruokavirastolla ei ole pääsyä tarkistamaan henkilöiden asemaa yrityksissä. Oman yrityksen päättäjätiedot löydät esimerkiksi Suomen asiakastiedon hakupalvelusta, jos yrityksesi on merkitty kaupparekisteriin. Muut yritykset voivat tiedustella päättäjätietojaan Vero.fi:stä (yritys ja yhteisöasiakkaat -kohdasta).

2.2 Muiden henkilöiden valtuuttaminen

Myös muut yrityksen työntekijät voivat kirjautua Toukoon, jos yrityksen päättäjät ovat Suomi.fi/valtuudet-palvelussa valtuuttaneet heidät Toukon käyttäjiksi kasvinterveyden valvontaan liittyvää asiointia varten. Ruokavirasto ei voi antaa valtuuksia tai käyttöoikeuksia.

Suositus: Yrityksen kasvinterveysvastaavat on hyvä valtuuttaa Toukon käyttäjiksi, jotta he pääsevät itse hakemaan Toukosta muun muassa tarkastuspöytäkirjat ja tutkimustodistukset. Näin tiedot tarkastuksista ja tutkimustodistuksista tulee automaattisesti myös heille.

Jos olet yrityksen päättäjä, kirjaudu osoitteessa Suomi.fi/valtuudet.
Napsauta Tunnistaudu ja tunnistaudu palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla eli sähköisellä henkilökortilla.

Älä käytä tunnistautumisessa yrityksen pankkitunnuksia, koska tässä vaiheessa varmistetaan palvelua käyttävän eli sinun henkilöllisyytesi.
Tunnistautumisen jälkeen napsauta Yrityksen valtuudet.
Valitse vaihtoehdoista Y-tunnuksen perusteella se yritys, jonka puolesta haluat asioida. Vahvista valintasi ja jatka asiointipalveluun.
Napsauta Anna valtuuksia.
Valitse Asiointivaltuus.
Napsauta Lisää henkilö.
Lisää tiedot henkilöstä, jolle haluat antaa valtuudet, eli anna etunimi, sukunimi ja henkilötunnus.
Etsi luettelosta kohta ”Kasvinterveysalan toimintaan liittyvien tietojen ilmoittaminen, katselu ja muuttaminen” ja valitse se.
Valitse valtuutuksen voimassaoloaika (oletuksena on 5 vuotta).
Vahvista valtuuksien haku.
Tämän jälkeen näet luettelon myönnetyistä valtuuksissa.
Nyt valtuudet saanut henkilö pystyy kirjautumaan Toukoon.

Lue lisää valtuuksien antamisesta organisaationa (Suomi.fi).

2.3 Valtuuksien järjestäminen kun yrityksen omistaa kaksi henkilöä tai edustamisoikeus on epäselvä

Valtuutus ja asiointioikeus pitää hakea virkailijavaltuutuksen kautta jos

maatilan tai yrityksen omistaa kaksi ilman nimenkirjoitusoikeutta olevaa henkilöä tai
yhtiöjärjestykseen on kirjattu, että osakkaat allekirjoittavat yhdessä.

Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevat esimerkiksi

elinkeinoyhtymät,
oppilaitokset,
seurakunnat ja valtio sekä
ulkomaiset yritykset.

Virkailijavaltuuttamisen jälkeen valtuutusoikeuden omaava ei automaattisesti saa asiointioikeutta vaan tämän pitää käydä vielä valtuuttamassa itsensä Suomi.fi/valtuudet -palvelussa.

Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille henkilöille, joiden edustamisoikeus ei ole selvitettävissä perustietorekisteristä. Palvelussa virkailija rekisteröi hakijan puolesta valtuushakemuksessa esitetyt valtuudet valtuusrekisteriin.

Lue lisää virkailijavaltuuttamisen hakemisesta hakemuksella (Suomi.fi).

3 Touko-lomakkeiden eli ilmoitusten toimintaperiaate

Kasvinterveyden asiakkaiden on mahdollista tehdä palvelussa kahdenlaisia lomakkeita: toiminnan aloitusilmoituksia ja muutosilmoituksia.

Toiminnan aloitusilmoitus tehdään, kun yritystä tai toimipaikkaa haetaan ensimmäistä kertaa kasvinterveysrekisteriin.
Muutosilmoitus tehdään, kun jo rekisteröidyn yrityksen tai toimipaikan tietoja päivitetään tai haetaan muutosta rekisteröinteihin tai käyttöoikeuksiin.

Aloitusilmoitus ja muutosilmoitus ovat sisällöltään ja toimintaperiaatteeltaan samanlaisia. Aloitusilmoituksessa lomake on kuitenkin aluksi tyhjä, kun taas muutosilmoituksessa se on esitäytetty rekisteriin merkityillä tiedoilla. On tärkeää käyttää juuri oikeaa lomaketta, koska ne käsitellään Ruokavirastossa eri tavoin.

3.1 Kirjautuminen

Voit käyttää Toukoa, jos sinulla on asemasi perusteella yrityksen nimenkirjoitusoikeus tai sinut on valtuutettu asioimaan yrityksen puolesta kasvinterveysasioissa.

Lue lisää Toukon käyttöoikeuksista.

Tunnistautuminen

Kirjaudu palveluun osoitteessa touko.ruokavirasto.fi.
Kirjaudu Toukoon
Valitse yläreunasta kieli ja sen jälkeen yritysasiakas.
Tunnistaudu Toukossa henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla eli sähköisellä henkilökortilla. Älä käytä tunnistautumisessa yrityksen pankkitunnuksia, koska tässä vaiheessa varmistetaan palvelua käyttävän eli sinun henkilöllisyytesi.
Palvelu näyttää yritykset, joiden tietojen käsittelemiseen sinulla on oikeudet. Valitse Y-tunnuksen perusteella se yritys, jonka tietoja haluat käsitellä.
Napsauta Vahvista ja jatka asiointipalveluun.

3.2 Toimipaikan valinta

Toukossa käsitellään aina yhden toimipaikan tietoja kerrallaan. Näet vasemmasta reunasta käsiteltävänä olevan toimipaikan nimen ja rekisteriin kuuluvista yrityksistä myös rekisteritunnuksen (alla olevassa kuvassa nuoli 1).

Toimipaikkaa vaihdetaan napsauttamalla Valitse toimipaikka (alla olevassa kuvassa nuoli 2).
Jos vaihtoehtoja on useita, valitse toimialaksi Kasvinterveysalan toiminta (alla olevassa kuvassa nuoli 1). Jos luettelossa ei ole kasvinterveysalan toiminta -vaihtoehtoa, pyydä yrityksen päättäjää antamaan sinulle Suomi.fi/valtuudet-palvelussa valtuudet Kasvinterveysalan toimintaan liittyvien tietojen ilmoittamiseen, katseluun ja muuttamiseen. Lue lisää valtuuttamisesta.
Oletutuksena näkyy viimeksi käsittelemäsi toimipaikka. Vaihtaaksesi sen, napsauta aluksi valkoisen valintakentän perässä olevaa × -merkkiä, jotta kenttä tyhjenee (alla olevassa kuvassa nuoli 2).
Napsauta tämän jälkeen valkoista kenttää, jossa lukee "Valitse kenttä ja hae toimipaikkaa", jolloin näet kaikki ne kasvinterveysrekisterissä jo olevat yrityksen toimipaikat, jotka käyttävät samaa Y-tunnusta, jonka valitsit kirjautuessasi Toukoon (alla olevassa kuvassa nuoli 3).

Valitse toimipaikka, jonka tietoja haluat seuraavaksi käsitellä. Voit myöhemmässä vaiheessa muuttaa toimipaikan nimeä sellaiseksi, mitä siitä itse käytätte.
Sulje lopuksi ikkuna napsauttamalla Tallenna.
Jos toimipaikkaa ei löydy listalta, mutta se käyttää samaa Y-tunnusta kuin yritys, jonka valitsit Toukoon kirjautumisen yhteydessä, valitse vaihtoehto ”Ilmoita uusi toimipaikka”.
Ikkuna sulkeutuu ja avautuu ”Toiminnan aloitusilmoitus”. Siirry tässä tapauksessa kohtaan lomakkeen täyttäminen.

Ilmoitusasetukset
Lisää vielä sähköpostiosoitteet, joihin lähetetään ilmoitus aina, kun Toukoon on tullut mm. uusia pöytäkirjoja, tutkimustodistuksia tai rekisteriotteita. Löydät sen napsauttamalla vasemmassa reunassa olevaa Tilin asetukset -otsikko tai sen oikealla puolella olevaa hammasratas-kuvaketta (alla olevassa kuvassa nuoli 1), jonka jälkeen napsauta Ilmoitusasetukset -kohdassa Muokkaa (alla olevassa kuvassa nuoli 2).

Lisää ilmoitusten vastaanottajaksi ainakin oma sähköpostiosoitteesi.

Suositus: Myös kasvinterveysvastaavien sähköpostiosoitteet kannattaa lisätä, jotta ilmoitukset tulisivat myös heille. He eivät kuitenkaan välttämättä pysty kirjautumaan Toukoon, ennen kuin heille on myönnetty valtuudet. Lue lisää valtuuttamisesta.

3.3 Lomakkeen täyttäminen

Lomakkeessa on 7 välilehteä ja lomaketta täytetään järjestyksessä. Voit tarvittaessa palata myös aiempiin välilehtiin.

Ensimmäisellä välilehdellä kerrotaan ilmoitat yrityksen perustietoja ja kasvinterveysvastaavat. Tähdellä merkityt kohdat on pakollista täyttää. Voit tarkistaa yrityksen verkkolaskuosoitteet Verkkolaskuosoite.fi-palvelusta (Tieke.fi). Verkkolaskutustiedot on varminta kirjoittaa itse sen sijaan, että liität ne kopioituina.

Suositus: Kasvinterveysvastaaviksi kannattaa nimetä myös ne henkilöt, jotka vastaavat yrityksen rekisteritietojen ajantasaisuudesta. Ruokavirasto ottaa vuosittain sähköpostilla yhteyttä kaikkiin kasvinterveysvastaaviin ja lähettää heille yrityksen toimialan mukaisen kasvinterveyttä koskevan uutiskirjeen, jossa tiedotetaan ajankohtaisista asioista.

Toisella välilehdellä valitset napsauttamalla minkälaista toimintaa yritys harjoittaa. Valinnat vaikuttavat välilehdillä 3 ja 4 esitettäviin tarkempiin kysymyksiin. Tarvittaessa voit palata tälle välilehdelle muuttamaan valintoja. Tehdyt valinnat erottuvat väritykseltään valitsemattomista vaihtoehdoista.

Välilehdillä 3-5 on varsinaista toimintaa koskevat tarkemmat kysymykset. Ole tarkkana valinnoissasi, koska näiden valintojen perusteella palvelu päättelee, mihin rekistereihin yrityksen pitää kuulua ja mitä lupia liittyen kasvipassiin tai puutavaran/pakkausten merkintään yritys tarvitsee.

Jos yrityksesi harjoittaa ainoastaan maahantuontia tai vientiä, voit jättää välilehdet 2-4 täyttämättä ja siirtyä suoraan välilehdelle 5.

Välilehdellä 6 kasvipasseja myöntävät yritykset voivat lisätä omavalvontasuunnitelman, jolloin suunnitelma siirtyy Ruokavirastolle.

Tarvitsetko apua? -pikaohjeet

Suositus: Täyttäessäsi rekisterihakemusta tai muutosilmoitusta napsauta oikean reunan Tarvitsetko apua?, jolloin saat näkyviin sivua koskevat pikaohjeet. Ohjeet on hyvä pitää näkyvissä aina, kun täytät lomaketta.

3.4 Omavalvontasuunnitelman ja ISPM 15 -asiakirjojen liittäminen

Tuotanto-välilehdellä

Toimijat, joilla on lupa ISPM 15 -merkintöihin, tallentavat vuosittain tehtävän rekisteritietojen päivityksen yhteydessä tai kun tarkastaja on pyytänyt toimittamaan seuraavia asiakirjoja.

puutavaran käsittelyä koskevat asiakirjat (käsittelijät/kuivaajat)
alkuperäasiakirjat puutavaran ostosta (valmistajat)
kuvat yrityksen ISPM 15 -merkinnöistä (valmistajat)

Lue lisää puisen pakkausmateriaalin ISPM 15 -vaatimuksista kansainvälisessä kaupassa (Ruokavirasto.fi).

Tiedostojen pitää olla PDF, JPG tai PNG -muodossa eli tarvittaessa joudut muuttamaan word-tiedoston pdf-muotoon. Yhden tiedoston enimmäiskoko on 8 Mt.

Omavalvonta-välilehdellä

Toimijat, joilla on lupa myöntää kasvipasseja, voivat tallentavat omavalvontasuunnitelman vuosittaisen rekisteritietojen päivityksen yhteydessä. Suunnitelma pitää toimittaa näin joka vuosi, vaikka omavalvontasuunnitelmaa ei olisi muutettu. Näin Ruokavirasto saa tiedon, että omavalvontasuunnitelma on tarkistettu ja ajan tasalla.

Jos yritys on ajallaan tallettanut suunnitelmaan Toukoon, voi viranomainen harventaa yritykselle tehtäviä maksullisia omavalvontatarkastuksia. Muussa tapauksessa tarkastus tehdään joka vuosi.

Omavalvontasuunnitelmia varten löytyy mallipohjia Kauppapuutarhaliitolta ja Viherympäristöliitolta.

Tiedostojen pitää olla PDF, JPG tai PNG -muodossa eli tarvittaessa joudut muuttamaan word-tiedoston pdf-muotoon. Yhden tiedoston enimmäiskoko on 8 Mt.

3.5 Lomakkeen tallentaminen keskeneräisenä

Voit tallentaa ilmoituksen keskeneräisenä ja jatkaa sen täyttämistä myöhemmin. Tallennus tehdään napsauttamalla ilmoituksen alareunasta Tallenna keskeneräisenä. Huomaa, että tiedot eivät tällöin vielä siirry viranomaiselle.

Näet keskeneräiset ja lisäksi myös aiemmin lähettämäsi ilmoitukset napsauttamalla vasemmasta reunasta Toimipaikan asiointi. Napsauttamalla Jatka, voit jatkaa keskeneräisen ilmoituksen täyttämistä.

3.6 Lomakkeen lähettäminen

Välilehdellä 7 (Yhteenveto) voit lopuksi tarkistaa vastaukset sekä sen, vaikuttavatko tekemäsi valinnat yrityksen voimassa oleviin rekisteröinteihin tai lupiin liittyen kasvipassiin tai puutavaran/pakkausten merkintään (alla olevassa kuvassa nuoli 1).

Voit myös tarkistaa, onko yritykselläsi voimassa olevaa vientivalmiutta (alla olevassa kuvassa nuoli 2)

Lähetä lopuksi ilmoitus napsauttamalla Lähetä.

Jos teet vuosittaista rekisteritietojen tarkistamista, muista lähettää ilmoitus, vaikka rekisteritiedoissa ei olisi tapahtunut muutoksia. Näin Ruokavirastolle tulee tieto siitä, että rekisteritiedot on kuitenkin tarkistettu.

Jos yrityksellä on useampi kasvinterveysrekisteriin kuuluva toimipaikka, vaihda toimipaikkaa ja tarkista sekä päivitä myös myös muiden toimipaikkojen rekisteritiedot.

Jos muut toimipaikat käyttävät samaa Y-tunnusta riittää, kun vaihdat Toukossa käsiteltävänä olevaa toimipaikkaa.
Jos muut toimipaikat käyttävät eri Y-tunnusta, joudut kirjautumaan Toukoon uudestaan, koska kirjautuessa valitaan Y-tunnuksen perusteella käsittelyyn otettava yritys.

3.7 Uloskirjautuminen

Napsauta oikeasta yläreunasta kolmea vaakaviivaa.
Valitse Kirjaudu ulos.

4 Rekisterihakemukset, muutosilmoitukset ja rekisteristä poistuminen

4.1 Rekisterihakemus (toiminnan aloitusilmoitus)

Tarkista ensin, pitääkö yrityksen kuulua kasvinterveys- tai taimiaineistorekisteriin. Tämän voit tarkistaa osoitteesta Ruokavirasto.fi/kasvinterveysrekisteri. Vain jos yrityksesi toiminta edellyttää rekisteröitymistä, kirjaudu Toukoon ja ilmoita uusi toimipaikka.

Toukossa kysytään toimipaikan toimintaa koskevia tarkentavia kysymyksiä, joiden pohjalta rekisterihakemuksesi muodostuu ja saat toimintaasi liittyvät tarvittavat rekisteröinnit ja luvat liittyen kasvipassiin tai puutavaran/pakkausten merkintään.

Lähetettyäsi ilmoituksen uudesta toimipaikasta hakemuksesi käsitellään kahden viikon sisällä ja saat sähköpostitse tiedon rekisteripäätöksestä. Tarvittaessa rekisteriyhteyshenkilö on sinuun yhteydessä ennen sinun tai yrityksesi rekisteriin merkitsemistä.

Lomakkeen toimintaperiaate on esitelty kohdassa lomakkeen täyttäminen.

Jos lomaketta täyttäessäsi et ole valinnut mitään esitetyistä vaihtoehdoista, eikä lomakkeen yhteenveto-välilehdelle ole tullut tietoa yrityksen harjoittamasta toiminnasta, ota yhteyttä rekisteröijiin. He kertovat mitä valintoja lomakkeella silloin pitää tehdä.

Jos yrityksellä on useampi rekisteröitävä toimipaikka, vaihda toimipaikka ja tee rekisterihakemus myös niille.

Jos muut toimipaikat käyttävät samaa Y-tunnusta riittää, kun vaihdat Toukossa käsiteltävänä olevaa toimipaikkaa.
Jos muut toimipaikat käyttävät eri Y-tunnusta, joudut kirjautumaan Toukoon uudestaan, koska kirjautuessa valitaan Y-tunnuksen perusteella käsittelyyn otettava yritys.

4.2 Lupa myöntää kasvipasseja tai tehdä ISPM 15 -merkintöjä

Toukossa kysytään toimipaikan toimintaa koskevia kysymyksiä. Palvelu päättelee vastausten perusteella tarvitseeko yritys lupaa (käyttöoikeus) myöntää kasvipasseja tai tehdä ISPM 15 -merkintöjä.

Muille yrityksille lupaa ei myönnetä. Lupaa ei voida väliaikaisesti "passivoida", vaan mikäli lupa on myönnetty, siitä ovat aina seurauksena tietyt vuosittaiset velvoitteet ja maksulliset tarkastukset.

Ruokavirasto ylläpitää internetsivuillaan listaa kaikista luvan saaneista kasvipassin ja ISPM 15 -merkin käyttäjistä.

Lista luvan saaneista kasvipassin tai ISPM 15 -merkinnän käyttäjistä

4.3 Rekisteritietojen vuosittainen päivittäminen (muutosilmoitus)

Rekisteritietojen tarkistaminen ja päivittäminen aloitetaan napsauttamalla vasemmasta reunasta Muutosilmoitus.

Lomakkeen toimintaperiaate on esitelty kohdassa lomakkeen täyttäminen.

Jos yrityksellä on useampi kasvinterveysrekisteriin kuuluva toimipaikka, vaihda toimipaikkaa ja tarkista sekä päivitä myös niiden rekisteritiedot.

Jos muut toimipaikat käyttävät samaa Y-tunnusta riittää, kun vaihdat Toukossa käsiteltävänä olevaa toimipaikkaa.
Jos muut toimipaikat käyttävät eri Y-tunnusta, joudut kirjautumaan Toukoon uudestaan, koska kirjautuessa valitaan Y-tunnuksen perusteella käsittelyyn otettava yritys.

4.4 Rekisteristä poistuminen

Toukossa ei voi tehdä ilmoitusta rekisteristä poistumiseksi. Kun yritys lopettaa rekisteröintiä vaativan toiminnan, ilmoita siitä rekisteröijillemme. Ruokavirasto poistaa yrityksen rekisteristä.

Joskus Ruokavirasto saattaa vielä erikseen sähköpostilla varmistaa, ettei yrityksellä ole enää mitään muuta toimintaa, jonka takia yrityksen pitää edelleen kuulua kasvinterveysrekisteriin.

5 Valvonnan asiakirjat

Löydät kaikki Ruokaviraston Toukon kautta toimittamat asiakirjat napsauttamalla Valvonnan asiakirjat (alla olevassa kuvassa nuoli 1). Huomaa, että sivulla näytettävät asiakirjat koskevat vain valitsemaasi toimipaikkaa. Dokumentti-sarakkeesta voit avata Toukossa olevia asiakirjoja (alla olevassa kuvassa nuoli 2).

5.1 Tarkastuspöytäkirjat

Tarkastaja tekee tarkastuspöytäkirjan kaikista tarkastuksista ja ne toimitetaan kahden tunnin kuluessa hyväksymisestä Toukoon. Tästä tulee ilmoitus niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty ilmoitusasetukset-kohdassa.

Poikkeuksena ovat maahantuontitarkastukset, joissa tarkastus kirjataan Traces-järjestelmään. Maahantuoja tai huolitsija voi hakea raportin tarkastuksesta Traces-järjestelmästä.

5.2 Tutkimustodistukset

Ruokaviraston laboratorion antamat tutkimustodistukset toimitetaan kahden tunnin kuluessa todistusten hyväksymisestä Toukoon. Tästä tulee ilmoitus niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty ilmoitusasetukset-kohdassa.

Poikkeuksena ovat yrityksen itse lähettämät näytteet, joiden tutkimustodistukset eivät siirry Toukoon, vaan Ruokavirasto toimittaa ne turvapostina asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

5.3 Rekisteriotteet

Rekisteröinteihin tai merkinkäyttöoikeuksiin liittyvistä muutoksista Ruokavirasto tekee aina rekisteriotteen. Myös kun yritys on lähettänyt Toukossa muutosilmoituksen, muodostuu Toukoon aina uusi rekisteriote.

Rekisteriote toimitetaan Toukoon kahden tunnin kuluessa muutosilmoituksen käsittelyn jälkeen. Tästä tulee ilmoitus niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty ilmoitusasetukset-kohdassa.

Rekisteriotteessa näkyvät myös voimassa olevat vientivalmiudet sekä rekisteriin ilmoitetut kasvinterveysvastaavat.

Rekisteriote on viranomaisen antama asiakirja, joka kertoo otteen antamishetkellä olleen tilanteen. Jos siis haluat päivitetyn otteen, tee muutosilmoitus, jonka jälkeen Toukoon tulee uusi, päivitetty rekisteriote.

5.4 Päätökset

Kasvinterveysviranomaisen antamat maahantuonti- ja markkinointikieltopäätökset toimitetaan kahden tunnin kuluessa niiden muodostamisesta Toukoon. Tästä tulee ilmoitus niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty ilmoitusasetukset-kohdassa.

Kasvintuhoojien hävittämiseksi annetut päätökset toimitetaan toistaiseksi vain postitse. Myös huomautukset, kuulemiset ja selvityspyynnöt eivät tässä vaiheessa siirry Toukoon.

6 Hinnasto

Maa- ja metsätalousministeriön asetuksella säädetään Ruokaviraston suoritteiden maksullisuudesta sekä julkisoikeudellisten suoritteiden (maksullisten viranomaispalveluiden) maksuista.^[4]

Ruokaviraston hinnasto (Ruokavirasto.fi)

7 Tarvitsetko apua?

Tarvitsetko apua valtuutuksen kanssa?

YritysSuomi-puhelinpalvelu auttaa yrityksiä Suomi.fi-valtuutuksen käyttöönotossa: puh. 0295 020 500 (pvm/mpm), arkisin klo 9.00–16.15. Lisätietoa YritysSuomi-puhelinpalvelusta.

Tarvitsetko apua rekisterivaatimuksissa tai Toukon käytössä?

Katso ohjeet Ruokaviraston verkkosivuilta
- Ruokavirasto.fi/kasvinterveysrekisteri
- Ruokavirasto.fi/touko

Voit myös ottaa yhteyttä rekisteröijiimme. Otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Haluatko tilata käsittelytodistuksen (Heat treatment certificate)?

Lähetä tilaus sähköpostilla: kasvienvienti@ruokavirasto.fi

Lisätietoja usein kysytyissä kysymyksissä kohdassa 13.

7.1 Usein kysyttyjä kysymyksiä

Julkishallinnon tavoitteena on edistää yritysten ja viranomaisten yhteydenpitoa sähköisten palvelujen välillä. Se tehostaa toimintaa ja verovarojen käyttämistä. Tästä syystä Touko on ensisijainen asiointitapa myös kasvinterveyden valvonnan asiakkaille.

Jos yrityksen ei ole mahdollista asioida sähköisesti, ota meihin yhteyttä, niin voimme tehdä rekisteröinnin maksullisena palveluna.

Katso ajantasainen hinnasto.

Kasvinterveys- ja taimiaineistorekisterin tarkoituksena on kerätä Ruokavirastolle tiedot valvonnan piiriin kuuluvista toimijoista. Jotta valvonta olisi riskiperusteista ja tehokasta, on tärkeää, että yritysten rekisteritiedot ovat ajan tasalla. Siksi EU:n kasvinterveysasetus edellyttää tietojen päivittämistä vähintään vuosittain.

Vaikka yrityksen tiedot eivät olisi muuttuneet, tiedot pitää kuitenkin vuosittain tarkistaa. Ruokavirasto muistuttaa tammi-maaliskuun aikana kolme kertaa rekisteritietojen päivittämisestä. Aikaa päivityksen tekemiseen on 30.4. asti. Jotta rekisteriin jäisi tieto, että yrityksen rekisteritiedot on tarkistettu ja päivitetty, pitää kaikkien lähettää Toukossa muutosilmoitus. Ilman sitä emme voi tietää, onko yritys tarkistanut tietonsa vai ei.

Muutosilmoituksen lähettäminen Toukon kautta on maksutonta.

Ruokavirasto tarvitsee tiedon siitä, että omavalvontasuunnitelma on tarkistettu ja ajan tasalla. Ruokavirasto tarvitsee ajan tasalla olevan omavalvontasuunnitelman, jotta se voidaan tarkastaa toimijalle tehtävän vuosittaisen tarkastuksen yhteydessä.

Jos yrityksellä on hyväksytty omavalvontasuunnitelma, Ruokavirasto voi harventaa yrityksessä tehtäviä tarkastuskäyntejä.

Jos yritys ei toimita omavalvontasuunnitelmaa vuosittain Toukon kautta, viranomainen tarkastaa yrityksen joka vuosi.

Yleensä riittää, että yritys päivittää tiedot kerran vuodessa tekemällä muutosilmoituksen ja tallentamalla tarvittavat asiakirjat. Jos yrityksen yhteystiedot (esim. kasvinterveysvastaavan tiedot) muuttuvat vuoden aikana, ne pitää kuitenkin päivittää 30 päivän kuluessa. Voit aina tehdä tämän maksutta Toukossa.

Jos kuitenkin unohdit lisätä tarpeelliset liitteet ilmoitukseen, tarkastaja pyytää sinua tekemään uuden muutosilmoituksen ja lähettämään liitteet samalla, kun tarkastuksen ajankohta lähestyy.

Jos samalla y-tunnuksella toimivalla yrityksellä on useampi toimipaikka, jotka on rekisteröity kasvinterveysrekisteriin, pitää kaikkien toimipaikkojen tiedot tarkistaa ja päivittää Toukossa.

Oletko varma, ettei jonkun toimipaikan tiedot edelleen ole päivittämättä?

Vientivalmius näkyy Toukossa kolmessa eri kohdassa. Suositeltavinta on tarkistaa se vaihtoehtojen 1 ja 2 mukaisesti:

Toimipaikan valinnan jälkeen tulee näkyviin ponnahdusikkuna, jossa näytetään yrityksen rekisteritunnus. Jos yritykselle on rekisteriin merkittynä vientivalmius, näytetään myös se ja sen päättymispäivämäärä ponnahdusikkunassa.
Muutosilmoitusta täytettäessä näytetään Yhteenveto-välilehden oikeassa alareunassa vientivalmiuden päättymispäivämäärät. Vientivalmiuden voi tarkistaa täältä, vaikka muutosilmoitusta ei lähettäisi.
Vientivalmiudet näkyvät myös rekisteriotteella, joka toimitetaan Touko-palveluun automaattisesti heti, kun muutosilmoitus on vastaanotettu ja tiedot viety viranomaisen rekisteriin. Rekisteriote on virallinen asiakirja, joka näyttää rekisteritiedot asiakirjan muodostumishetkenä. Jos tarkastaja muuttaa vientivalmiuden voimassaoloaikaa, ei vientivalmius päivity vanhoille, Touko-palvelussa näkyville rekisteriotteille, vaan uuden rekisteriotteen saamiseksi on tehtävä uudestaan muutosilmoitus.

Katso lisätietoja vientivalmiuden tarkistamisesta.

Ongelma voi johtua yleensä kahdesta seuraavasta syystä.

Et ole kirjautunut Toukoon yritysasiakkaana. Vaikka vahvaan tunnistautumiseen käytetään esimerkiksi henkilökohtaisia verkkopankkitunnuksia, valitaan touko.ruokavirasto.fi kirjautuessa aina Yritysasiakas.
Sinulle ei ole Suomi.fi-valtuuksissa lisätty valtuutta käsitellä kyseisen yrityksen kasvinterveysalan ilmoituksia.

Katso ohjeet valtuuttamisesta ja Toukoon kirjautumisesta.

Ongelma voi johtua yleensä jostain seuraavasta syystä.

Pääsetkö valitsemaan kasvinterveysalan toiminnan?
- Jos et pääse, sinulle ei ole Suomi.fi-valtuuksissa lisätty valtuutta käsitellä kyseisen yrityksen kasvinterveysalan ilmoituksia.
  Katso ohjeet valtuuttamisesta.
Oletko valinnut juuri oikean toimipaikan?
- Napsauta vasemmasta reunasta Valitse toimipaikka ja etsi hakuruudusta se toimipaikka, jonka tietoja haluat käsitellä.
  Katso ohjeet toimipaikan valinnasta.
Onko yrityksellä useampi omistaja?
- Jos on, pitää valtuuttaminen tehdä virkailijavaltuuttamisen kautta.
  Katso ohjeet virkailijavaltuuttamisesta.

Jos yritys kuuluu jo kasvinterveysrekisteriin, muutosilmoitus-painikkeen pitäisi näkyä vasemmassa alareunassa. Älä kuitenkaan turhaan tee uutta toiminnan aloitusilmoitusta, koska se tarkoittaa sitä, että yrityksen toimipaikkaa haetaan rekisteriin uudestaan.

Toimi näin:

Oletko valinnut juuri oikean toimipaikan?
- Napsauta vasemmasta reunasta Valitse toimipaikka ja etsi hakuruudusta se toimipaikka, jonka tietoja haluat käsitellä.
  Katso ohjeet toimipaikan valinnasta.
Pyydä meitä tarkistamaan, onko rekisteritiedoissa joku merkintä, joka estää muutosilmoituksen näkymisen.
- kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi
- Tai jätä yhteydenottopyyntö.

Todennäköisesti joku pakollinen tieto perustiedoissa on täyttämättä tai siinä on virheellisiä tietoja. Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä, kuten esimerkiksi Toimipaikan nimi*

Jos jokin pakollinen tieto puuttuu, Touko ei päästä siirtymään eteenpäin ennen kuin puuttuvat tiedot on annettu.

Sivulle tulee tulee virheilmoitus värillisillä kehyksillä olevaan laatikkoon, jossa kerrotaan tarkemmin mikä tiedoista puuttuu.

Jos kasvinterveysrekisterissä ei ole yrityksen voimassaolevaa Y-tunnusta, ei järjestelmä päästä käyttäjää kirjautumaan yrityksen tietoihin. Näin estetään tietojen luvaton käyttö.

Y-tunnuksen puuttuminen voi johtua esimerkiksi siitä, että rekisteröinti on tehty aikoinaan ilman Y-tunnusta tai yrityksesi Y-tunnus on muuttunut, jolloin se ei enää vastaa rekisterissä olevaa Y-tunnusta.

Ota meihin yhteyttä, niin tarkistamme asian rekisteristä ja tarvittaessa lisäämme tai korjaamme Y-tunnuksen rekisteritietoihin. Tämän jälkeen yritys löytyy Touko-palvelusta.

Mikäli yrityksen Y-tunnus on vaihtunut, pyydämme tekemään Toukossa rekisteröintihakemuksen.

Rekisteröinti ei automaattisesti siirry jatkajalle, vaan sinun tulee tehdä rekisteröintihakemus. Voit hakemuksen yhteydessä pyytää sähköpostilla, että vanha rekisterinumero siirretään käyttöösi.

Useimmissa tapauksissa vastaanottajille riittää Toukosta tulostettu rekisteriote, jossa ei ole viranomaisen leimaa eikä allekirjoitusta. Uusi rekisteriote muodostuu aina, kun teet Toukossa muutosilmoituksen. Voit tehdä muutosilmoituksen aina, kun tarvitset uuden rekisteriotteen.

Rekisteriote toimitetaan Toukoon yleensä seuraavana työpäivänä. Rekisteriote sisältää yrityksen perustiedot suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. ISPM 15 -merkin käyttöoikeudellisten yritysten rekisteriotteessa on lisäksi neljäs sivu, jolla yritys voi osoittaa puu- tai pakkausmateriaalin vastaanottajalle ISPM 15 -merkin käyttöoikeudesta.

Oikeaksi todistamaton rekisteriote on maksuton.

Jos kuitenkin haluat rekisteriotteen oikeaksi todistettuna (allekirjoitus ja leima), lähetä pyyntö sähköpostilla. Oikeaksi todistettu rekisteriote on maksullinen.

Jos tarvitset puutavaran vientiä varten erillisen kuumennuskäsittelytodistuksen (Heat treatment certificate), lähetä pyyntö sähköpostilla. Vain puutavaran viejä tai käsittelystä vastaava saha voivat tilata kuumennuskäsittelytodistuksen.

kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi

Asian sujuvoittamiseksi pyydämme, että kirjoitat viestiin seuraavat asiat.

Viestin otsikko: Tilaus: Heat treatment certificate, tilaajayrityksen nimi

Viestikenttä:

Yritys (ml. Y-tunnus) ja henkilön nimi, joka todistuksen tilaa
Saha tai sahat, jotka kuumennuskäsittelytodistuksessa tulee mainita
Osoite johon todistus toimitetaan (sähköpostiosoite tai postitusosoite).

Kuumennuskäsittelytodistus on maksullinen. Lasku toimitetaan tilaajan kasvinterveysrekisteriin merkittyyn laskutusosoitteeseen.

Katso ajantasainen hinnasto.

Ruokavirasto lähettää kasvinterveyttä koskevia uutiskirjeitä kaikille rekisteriin merkityille kasvinterveysvastaaville. Uutiskirjeet kohdennetaan sen mukaan minkälaista toimintaa yritys harjoittaa. On tärkeää, että uutiskirje tavoittaa kohdeyritykset, joten siksi kasvinterveysvastaavat eivät voi peruuttaa uutiskirjeen vastaanottamista.

Jos uutiskirjeen sisältö ei koske yritystäsi, pyydä, että yrityksesi Touko-käyttäjä poistaa nimesi kasvinterveysvastaavat-kohdasta.

Muut henkilöt voivat

tilata uutiskirjeen täältä (Ruokavirasto.fi) ja
peruuttaa uutiskirjeen lopussa löytyvästä linkistä.

7.2 Vientivalmiudet

Joissakin tilanteissa yritykselle voidaan myöntää määräajaksi niin sanottu vientivalmius. Tämä tarkoittaa sitä, että kasvinterveystodistus voidaan myöntää yrityksessä tehdyn vientivalmiustarkastuksen perusteella. Tuotteista ja vastaanottajamaan vaatimuksista riippuu, pitääkö erät tarkastaa vielä ennen todistuksen myöntämistä.

Voit Toukossa katsoa, onko yritykselle myönnetty vientivalmius, ja lisäksi näet vientivalmiuden päättymispäivän. Ota huomioon, että tarkastaja päättää vientivalmiuden myöntämisestä usein vasta laboratorionäytteiden tulosten valmistumisen jälkeen.

Mahdolliset yritykselle myönnetyt vientivalmiudet:

Vientivalmius/Peruna-ankeroiset (voimassa 3 vuotta näytteenotosta)
Vientivalmius/Rengasmädät (voimassa 3 vuotta näytteenotosta)
Vientivalmius/Puutavara (voimassa 1 vuoden tarkastuksesta)
Vientivalmius/Taimitarhatuotanto (voimassa 1 vuoden tarkastuksesta)
Vientivalmius/Kasvihuonetuotanto (voimassa 1 vuoden tarkastuksesta)

Näet mahdolliset toimipaikalle myönnetyt vientivalmiudet valittuasi Toukossa toimipaikan.

Näet vientivalmiudet myös yhteenveto-välilehdellä, kun olet lähettämässä ilmoitusta.

Rekisteriin merkitty vientivalmius näkyy myös rekisteriotteella.

Lue lisää kohdasta rekisteriotteet sekä usein kysytyt kysymykset 5, 12 ja 13.

8 Kerro mielipiteesi

Kerro meille kuinka onnistuimme ja auta meitä kehittämään palveluamme.

9 Lainsäädäntö

^[1] EU:n kasvinterveysasetus (EU) 2016/2031 (EUR-Lex)
^[2] Kasvinterveyslaki 1110/2019 (Finlex)
^[3] Taimiaineistolaki 1205/1994 (Maa- ja metsätalousministeriö)
[^4] Maa- ja metsätalousministeriön asetus 1248/2023 Ruokaviraston suoritteiden maksullisuudesta (Finlex)

Touko-asiointipalvelun käyttöohje kasvinterveyden asiakkaille