1. Miten kirjaudun Nekkaan?
Kirjaudu Nekkaan suomi.fi-valtuudella. Valtuuksia on kaksi:
- asiointivaltuus koulujakelutuen hakijaksi rekisteröitymiseksi (=vain rekisteröityminen ja tilinumeron muuttaminen)
- asiointivaltuus koulujakelutuen hakijaksi (=tuen hakeminen ja muu hallinnointi)
Tarvitset vähintään jälkimmäisen valtuuden, että voit hakea tukea Nekassa. Lisätietoja löydät suomi.fi-sivustolta.
2. Miten koulu/päiväkoti voi hakea tai saada koulumaitotukea tai kouluhedelmätukea?
Voit hakea tukea organisaatiosi omistamille päiväkodeille/kouluille. Laadi tukihakemus aina y-tunnukselliselle organisaatiolle. Ruokavirasto maksaa tuen suoraan koulut ja päiväkodit omistavalle organisaatiolle.
Voit myös valtuuttaa tukihaun toimittajahakijalle. Tällöin saat tuen joko alennettuina ostohintoina tai jälkihyvityksenä.
3. Mitä pitää tehdä ennen tuen haun aloittamista?
Rekisteröi koulut ja päiväkodit omistava y-tunnuksellinen organisaatio koulujakelutukien asiakkaaksi. Rekisteröi tämän jälkeen tarvittavat koulut/päiväkodit toimipisteiksi. Muista rekisteröidä myös mahdolliset keskus- ja valmistuskeittiöt.
4. Ketkä ovat oikeutettuja koulumaito- ja kouluhedelmätukeen kouluissa?
Koulumaito- ja kouluhedelmätukeen oikeutettuja ovat lukukauden alussa valtion, kunnan tai yksityisessä perusasteen ja toisen asteen oppilaitoksissa kirjoilla olevat säännöllistä opetusta saavat oppilaat. Tukeen eivät ole oikeutettuja esimerkiksi koulun henkilökunta. Henkilökunnan lisäksi tuen piiriin eivät kuulu lomasiirtolat, aikuis-, monimuoto-, jatko- ja täydennyskoulutus, etäopetus, työvoimakoulutus ja koululaisten iltapäiväkerhot.
5. Lasketaanko esikoululaiset koululaisiksi vai päivähoitolapsiksi?
Esikoululaiset lasketaan tapauskohtaisesti mukaan joko koulun tai päiväkodin oppilasmääriin riippuen siitä, kummassa he saavat opetusta. Heidät voidaan rekisteröidä erikseen omiksi ryhmikseen sen mukaan, vastaako toimintapäivien määrä koulun vai päiväkodin toimintapäiviä. Huomioi, että kouluksi rekisteröitävän esiopetuksen toimintapäivien yläraja on 190 päivää.
6. Ketkä ovat oikeutettuja koulumaitotukeen päiväkodeissa?
Koulumaitotukeen oikeutettuja ovat lukukauden alussa valtion, kunnan tai yksityisessä päiväkodissa kirjoilla olevat säännöllistä hoitoa tai opetusta saavat lapset. Päiväkodin henkilökunta ei siis ole koulumaitotukeen oikeutettua. Myöskään ryhmäperhepäivähoito ja kerhotoiminta eivät ole oikeutettuja tukeen lukuun ottamatta niitä ryhmäperhepäiväkoteja, joissa on joko vakituinen tai kiertävä lastentarhanopettaja.
7. Mitkä ovat koulumaitotukeen ja kouluhedelmätukeen oikeutettuja tuotteita ja paljonko niihin saa tukea?
Löydät ajantasaisen tiedon tukikelpoisista tuotteista ja tukitasoista Ruokaviraston verkkosivuilta tai ottamalla yhteyttä koulujakelu(a)ruokavirasto.fi.
8. Saako kevyt- tai täysmaidolle koulumaitotukea?
1.8.2017 alkaen tukea maksetaan ainoastaan rasvattomille tuotteille.
9. Kenen vastuulla on koontilomakkeen täyttäminen?
Koontilomake on apulomake, jonka täyttäminen tai ylläpitäminen on vapaaehtoista. Tärkeintä on, että tuotteiden ostot voidaan tarvittaessa todentaa laskuilta tai kuormakirjoilta.
10. Miten ruoanvalmistuksen osuus tulee huomioida?
Tuotteita, joista haetaan koulumaitotukea tai kouluhedelmätukea, ei saa käyttää ruoanvalmistukseen.
11. Miten koulun/päiväkodin tai siitä vastaavan kunnan tulee toimia, jos se haluaa saada koulumaito- tai kouluhedelmätuen toimittajan kautta?
Selvitä ensin, onko koulumaitotuen saaminen mahdollista sen toimittajan kautta, joka toimittaa tuotteet organisaatioosi. Kaikki meijerit/tukkutalot eivät hae tukea asiakkaidensa puolesta.
Jos tavaroiden toimittaja on toimittajahakija, valtuuta kyseinen yritys koulujen/päiväkotien toimittajahakijaksi. Tee valtuutus Nekka-asiointipalvelussa.
12. Koulumaitotuettujen tuotteiden toimittaja on vaihtunut. Mitä yksityisen koulun/päiväkodin tai kunnan tulee ottaa huomioon?
Selvitä ensin, onko organisaatiosi mahdollista saada koulumaito- tai kouluhedelmätukea uuden toimittajan kautta. Kaikki meijerit/tukkutalot eivät hae tukea asiakkaidensa puolesta. Jos tavaroiden toimittaja ei olerekisteröitynyt toimittajahakijaksi, sinun pitää hakea tuki itse organisaatiosi puolesta.
Jos myös uusi tavaroiden toimittaja on toimittajahakija, tee uusi valtuutus uudelle toimittajahakijalle.
Jos toimittajahakija vaihtuu kesken kalenterikuukauden, voit saada tukea yhden toimittajan toimittamille tuotteille.
13. Mihin lukuvuosi-ilmoitus pitää palauttaa ja milloin?
Jos olet valtuuttanut tukihaun toimittajalle, lähetä lukuvuositiedot viimeistään 15.8. Voit lähettää ja päivittää lukuvuositietoja Nekka-asiointipalvelussa. Ilmoita lukuvuositiedoissa lukuvuoden alussa kirjoilla olevien lasten tai oppilaiden määrä, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrä ja koulu- tai toimintapäivien määrä per kuukausi.
Jos haet tuen itse, sinun ei tarvitse lähettää lukuvuositietoja, vaan ilmoita vastaavat tiedot suoraan tukihakemuksella.
14. Miten tukeen oikeuttamattomien osuus tulee huomioida tuenalaisia tuotteita ostettaessa, kun koulu on toimittajahaussa?
Osta tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuus tuettomana. Toimittajalla voi olla käytössään järjestelmä, joka jakaa tilatun määrän automaattisesti tuelliseen ja tuettomaan osuuteen. Jako perustuu lukuvuosi-ilmoituksessa ilmoitettuihin tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden ja oppilaiden määrään. Jos toimittajalla ei ole käytössään edellä mainittua tilausjärjestelmää, huolehdi itse siitä, että tukeen oikeuttavia tuotteita ostetaan tuettomalla hinnalla tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuutta vastaava määrä. Toimittajahaussa tarkasteluvälinä on hakukausi eli yksi kalenterikuukausi. Ole yhteydessä omaan toimittajaasi, joka osaa kertoa tarkemmin heillä käytössä olevasta järjestelmästä.
Tukeen oikeuttamattomia ruokailijoita ovat muun muassa päiväkotien ja koulujen henkilökunta. Tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrät ovat lukukauden alun tilanteen mukaisia ja samaa tukeen oikeuttamattomien vähennysprosenttia käytetään koko lukukauden ajan.
Esimerkiksi jos oppilaita on 100 ja tukeen oikeuttamattomia ruokailijoita on 20, ruokailijoita on yhteensä 120. Tukeen oikeuttamattomien osuus lasketaan 20/120 = 17 % (pyöristys normaalien pyöristyssääntöjen mukaan kokonaislukuun).
15. Minkälaisista muutoksista pitää ilmoittaa Ruokavirastoon?
Voit tehdä kaikki muutokset Nekka-asiointipalvelussa. Muutokset näkyvät välittömästi Ruokavirastossa ja mahdollisella toimittajahakijalla.
Ilmoitettavia muutoksia ovat
- Nimi muuttuu toiminnan pysyessä samana.
- Osoite muuttuu.
- Yhteyshenkilö ja/tai yhteystiedot muuttuvat.
- Tilinumero muuttuu.
- Oppilaat tai lapset siirtyvät esim. remontin alkamisen tai päättymisen vuoksi yhteen tai useampaan muuhun toimipisteeseen lukukauden vaihteessa.
- Kaksi tai useampi rekisteröity toimipiste yhdistyy lukukauden vaihteessa. Jos yhdistyminen tapahtuu kesken lukukauden, uusi toimipiste on rekisteröitävä uudelleen.
- Toiminta loppuu, jolloin ilmoitetaan päättymispäivä.
- Kuntaliitoksen vuoksi tapahtuvat muutokset omistajuudessa ja toimipisteissä.
16. Koulu on remontissa ja osa oppilaista joutuu siirtymään hajautetusti useampaan toimipisteeseen. Mitä toimipisteen omistajan tulee tehdä?
Jos hajautuminen tapahtuu lukuvuoden vaihteessa ja kestää seuraavan lukuvuoden, voit laskea siirtyneet oppilaat vastaanottavien koulujen lukuvuositietoihin. Käytännössä remonttikoulun oppilasmäärä on tällöin tavallista pienempi (tai nolla) ja vastaanottavien koulujen tavallista suurempi. Oleellista on, että oppilas lasketaan vain yhden koulun oppilasmäärään.
Jos hajautuminen tapahtuu lukuvuoden aikana, rekisteröi sekä nykyiseen kouluun jäävät että väliaikaisesti muihin kouluihin siirtyvät oppilaat uudelleen väliaikaisesti. Hae rekisteröintiä sekä jäävälle että jokaiselle siirtyvälle ryhmälle erikseen. Tämä on tarpeen, jotta lukuvuositiedot eli tiedot oppilaiden, tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden sekä toimintapäivien määrästä voidaan ilmoittaa saman lukukauden osalta kahdesti, esimerkiksi 1.8.–30.9. ja 1.10.–31.12. Pyydä väliaikaista rekisteröintiä sähköpostitse Ruokavirastosta osoitteesta koulujakelu(a)ruokavirasto.fi.
Koska tilanteet voivat olla hyvinkin erilaisia, soveltuvin toimintatapa on syytä varmistaa tapauskohtaisesti Ruokavirastosta. Tavoitteena on, että kouluja tai oppilasryhmiä ei tarvitsisi rekisteröidä väliaikaisesti tai uudelleen kuin tarvittaessa.
17. Kunnassamme on tapahtunut kuntaliitos. Pitääkö tukea hakevan kunnan (kuntahakija) ilmoittaa asiasta Ruokavirastoon?
Jos kunnan nimi muuttuu esimerkiksi kuntaliitoksen seurauksena, ilmoita asiasta Ruokavirastoon, jolloin virasto voi siirtää liitoskunnan toimipisteet emokunnan toimipisteiksi. Jos yhdistynyt kunta saa kokonaan uuden nimen, rekisteröi se uudelleen. Yhdistynyt kunta päättää toimipisteidensä tuenhakutavan ja toimii sen mukaisesti.
18. Miten toimitaan yrityskaupan yhteydessä?
Mikäli toimipisteet siirtyvät uudelle omistajalle yrityskaupan seurauksena, vanha omistaja päättää asiakkuutensa ilmoittamalla siitä Ruokavirastoon sähköpostitse. Toimipisteiden voimassaolon voit itse päättää Nekka-asiointipalvelussa. Vaikka päätät toimipisteiden voimassaolon, se ei estä tuen hakemista kuluneelta kaudelta.
Hae asiakasrekisteröintiä uudelle omistajalle Nekka-asiointipalvelussa ja rekisteröi tämän jälkeen tarvittavat koulut ja päiväkodit.
19. Kuinka kauan koulujakelutukeen liittyviä asiakirjoja tulee säilyttää?
Säilytä kaikki koulujakelutukea koskevat asiakirjat vähintään kuluvan vuoden ja neljän seuraavan vuoden ajan mahdollisia tarkastuksia varten. Suositeltavaa on säilyttää asiakirjoja kauemminkin, sillä tukien takaisinperintää voidaan joutua harkitsemaan joissakin tapauksissa myös kolmea vuotta pidemmältä ajalta, jos tukiehdot eivät ole täyttyneet. Siten pystyt osoittamaan tukiehtojen täyttymisen myöhemminkin.
Suomen kirjanpitolaissa (1620/2015) säädetään lisäksi kirjanpitoaineiston säilytysajasta, että tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten järjestettynä, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.